Sie verlieren Zeit mit unstrukturierten Freigabeprozessen, Warten auf Antworten und undurchsichtigen Zuständigkeiten? Dann ist es Zeit für einen übersichtlichen, klar geregelten Genehmigungsprozess. Mit Kissflow digitalisieren Sie Ihre Freigaben einfach, schnell und nachvollziehbar – perfekt für Remote- und Hybridarbeit. So sparen Sie Zeit, steigern die Transparenz und entlasten Ihr Team.

Typische Herausforderungen:

• Anträge bleiben unbemerkt liegen
• Genehmigungen dauern Tage statt Stunden
• Unklarheit darüber, wer wann was freigeben soll
• Fehlende Vertretungsregelungen bei Abwesenheiten
• Keine transparente Nachvollziehbarkeit

Wählen Sie einen Prozess mit hohem Anfragevolumen und Kommunikationsaufwand, z. B. Rechnungsfreigaben. Zeichnen Sie den bisherigen Ablauf auf: Wer ist beteiligt? Wo entstehen Verzögerungen? Optimieren Sie die Prozessschritte entsprechend, bevor Sie den Workflow digitalisieren.

Im nächsten Schritt legen Sie in Kissflow den neuen Prozess an. Melden Sie sich dazu in Ihrem Workspace an, klicken Sie auf „Neuen Prozess erstellen“ und wählen Sie „Workflow“ aus. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen wie „Genehmigung von Kaufanträgen“ oder „Rechnungsfreigabe“, damit der Zweck des Workflows sofort erkennbar ist.

Mit dem Formular-Builder in Kissflow erstellen Sie ganz einfach per Drag-and-drop ein digitales Antragsformular. Dazu stehen Ihnen diese Funktionen zur Verfügung:

• Textfelder für Basisinformationen (Name des Antragstellers, Abteilung, Datum)
• Dropdown-Menüs für Kategorien oder Antragstypen
• Datei-Upload-Felder für unterstützende Dokumente
• Zahlenfelder für Beträge oder Mengen
• Textfelder für Beschreibungen oder Begründungen

Weitere Felder können Sie bei Bedarf jederzeit hinzufügen.

Definieren Sie zunächst die Genehmigungslogik, z. B.:

• Sequenziell: Der Antrag wird Schritt für Schritt in der Genehmigungskette weitergegeben (z. B. zunächst an die entscheidungsbefugte Person, dann die Finanzabteilung und anschließend die Geschäftsführung).
• Parallele Genehmigungen: Zwei oder mehr Beteiligte erhalten gleichzeitig den Antrag zur Prüfung und können unabhängig voneinander freigeben – das spart Zeit bei einfachen oder bereichsübergreifenden Vorgängen.
• Bedingte Genehmigungen: Es gibt unterschiedliche Wege je nach Betrag, Antragstyp oder anderen Kriterien.

Im Workflow-Designer von Kissflow fügen Sie die Genehmigungsschritte per Drag-and-drop ein und verknüpfen sie übersichtlich mit Pfeilen zu einem durchgängigen Ablauf. Sie können auch Bedingungen definieren, z. B.: „Wenn Betrag > 5.000 €, weiterleiten an CFO.“

Definieren Sie, wer freigeben darf – und wann Anträge automatisch weitergeleitet werden sollen. Vertretungsregelungen und Eskalationen vermeiden unnötige Verzögerungen.

Legen Sie dazu für jeden Genehmigungsschritt fest:

• Wer genehmigen darf (bestimmte Personen, Rollen oder Gruppen)
• Genehmigungslimits (z. B. Betrags- oder Zeitgrenzen)
• Vertretungsregeln bei Abwesenheiten
• Eskalationsregeln, z. B. automatische Weiterleitung nach X Tagen

Anstelle unzähliger E-Mails sorgen kontextbezogene Erinnerungen, regelmäßige Zusammenfassungen und Eskalations-Hinweise für Klarheit. Empfehlenswert sind diese automatisierten Benachrichtigungen:

• Sofortige Benachrichtigung bei neuen Anträgen
• Tägliche Zusammenfassungen für ausstehende Genehmigungen
• Erinnerungen nach 24 bis 48 Stunden
• Eskalationshinweise für Manager, wenn Fristen überschritten werden

Lassen Sie ausgewählte Team-Mitglieder den Workflow durchlaufen, bevor Sie ihn live nehmen:

• Reichen Sie einen Testantrag ein.
• Lassen Sie alle verantwortlichen Personen ihre vorgesehenen Schritte durchlaufen.
• Überprüfen Sie die Funktion aller Benachrichtigungen.
• Vergewissern Sie sich, dass alle Daten korrekt zwischen den Schritten übergeben werden.

Nutzen Sie das Feedback, um Schwachstellen zu erkennen und Fehler zu beheben.

Starten Sie mit einem Team oder einer Abteilung. Sammeln Sie Erfahrungen, passen Sie den Workflow an und skalieren Sie dann.

Sobald alles reibungslos läuft, rollen Sie den Prozess unternehmensweit aus. Überwachen Sie die Performance mithilfe von Kissflow Analytics und identifizieren Sie Optimierungspotenziale.

Digitale Genehmigungsprozesse sind kein „Nice-to-have“, sondern eine zentrale Grundlage für funktionierende Remote-Arbeit. Mit Kissflow reduzieren Sie Komplexität, schaffen Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit im Team nachhaltig.

Beginnen Sie mit dem Prozess, der aktuell am häufigsten stockt – schon kleine Veränderungen können spürbare Verbesserungen bringen.

Lassen Sie sich zeigen, wie Ihr erster Workflow in Kissflow aussehen kann. Wir unterstützen Sie bei Planung, Umsetzung und Rollout – praxiserprobt, verständlich, effizient.