Erfolgsgeschichte Prozessdigitalisierung: Vom eigenen Projekt zum Angebot für andere


Wie gelingt es, eine Vielzahl an Prozessen einfach, effektiv und kostengünstig zu digitalisieren? MicroNova hat sich vor ein paar Jahren genau diese Frage gestellt, die auch viele andere Unternehmen beschäftigt – und dabei die Antwort auf alle Digitalisierungsfragen gefunden.

42 Prozesse in 42 Wochen: MicroNovas Weg vom Anwender zum Anbieter für Prozessdigitalisierung

MicroNova bietet Testing-Lösungen für elektronische Systeme, Technologie-Consulting, Management von Kommunikationsnetzen sowie IIoT-Energiemanagement und die Value-Added-Distribution von Enterprise-Lösungen. Damit diese Expertise mit hoher Qualität bereitgestellt werden kann, sind entsprechende Prozesse unerlässlich – die MicroNova mit so viel Erfolg digitalisiert hat, dass daraus ein eigenes Angebot entstanden ist.

Die Ausgangslage – zu viel Papier trifft auf leicht angestaubte Abläufe

Als sich MicroNova im Jahr 2018 auf den Weg machte, die eigenen Prozesse zu digitalisieren, arbeiteten etwa 250 Mitarbeitende an neun Standorten, drei davon in Tschechien. Das Auftragsportfolio umfasste damals wie heute komplexe Großprojekte wie auch kleinere Vorhaben – von der Konfigurationslösung für Mobilfunknetze über Testsysteme für elektronische Steuergeräte bis zum Verkauf standardisierter Software für IT-Abteilungen. Die damalige administrative Systemlandschaft bestand aus Tools für Projektmanagement, Zeiterfassung sowie einigen weiteren Systemen.

Nur wenige Jahre zuvor hatte das Unternehmen noch ganz anders ausgesehen: 2015 gab es drei Standorte, ein vierter – der erste ausländische – wurde im Jahresverlauf gegründet, die Teamstärke lag noch unter 150. Das an sich erfreuliche Wachstum brachte so manche Herausforderung mit sich: Die Komplexität der Abläufe wuchs durch die mehr und mehr verteilte Arbeit; die Transparenz nahm in der Folge ab, die Kommunikation wurde herausfordernder. Hinzu kam die Mehrsprachigkeit. Damit war spätestens ab besagtem Jahr 2018 unverkennbar, dass die Zusammenarbeit und auch die gemäß ISO 9001 zertifizierten Abläufe diesen Gegebenheiten angepasst werden mussten.

Darum machte sich MicroNova auf die Suche nach einem geeigneten Tool für eine tiefgreifende digitale Abbildung der Unternehmensprozesse. Der Plan: eine für alle Abteilungen hilfreiche Lösung zu finden und Effizienz sowie Ressourcenbindung zu optimieren. Zudem galt es, Verantwortlichkeiten wieder klarer abzubilden und so schnellere Entscheidungen zu ermöglichen. Damit war es auch das erklärte Ziel, alle Informationen zu Prozessablauf, einzelnen Schritten und Zuständigkeiten mit allen Beteiligten wieder möglichst einfach zu teilen. Nach einer umfassenden Evaluation mehrerer Angebote kristallisierte sich die Low-Code-Plattform Webcon BPS als Favorit heraus.

Die Lösung – mit Low Code schnell und individualisiert zu belastbaren Ergebnissen

Low-Code-Plattformen geben das Versprechen, ohne große Programmierkenntnisse zügig Ergebnisse zu liefern. Dass dieses Versprechen auch eingelöst werden kann, ermittelte MicroNova im Zuge einer Testphase. Statt – wie sonst eher üblich – mit einem kleineren Proof of Concept (PoC) zu beginnen, hat MicroNova zwei große, kritische Prozesse ausgewählt, um die Leistungsfähigkeit der neuen Lösung zu überprüfen. „Wir wollten gleich zu Beginn die Kapazitäten von Webcon ausreizen“, erläutert Oliver Kraus, Software Consultant für Digitalisierung bei MicroNova. „Vorgehen und Plattform haben sich dabei bewährt.“

Direkt im Anschluss begann der unternehmensweite Roll-out von Webcon BPS. Die Umsetzung eines neuen Prozesses fand über je drei Phasen statt: Den Anfang machte eine Prozessanalyse, samt Wunsch-Ergebnis und mit allen Beteiligten; schon zu diesem frühen Zeitpunkt erstellte das Team über die Designer-Funktion von Webcon BPS einen Prototyp. Im zweiten Schritt wurden die hinterlegten Abläufe inklusive Test und Feedback durch Pilotanwender optimiert; Bestandteil dieser Stufe war bereits die Information und Schulung der Beteiligten. Phase drei bestand aus kontinuierlichem Monitoring und der Umsetzung von Änderungsanforderungen der User.

Wichtig war es dabei, die Verantwortung für das Digitalisierungsvorhaben im Top-Management zu verankern: „So konnten wir die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft erhöhen, die Mittel schnell bereitstellen und die Dynamik hoch halten“, erläutert Dr. Klaus Eder, Chief Operations Officer (COO) von MicroNova. Ebenfalls hilfreich war die offene und schnelle Kommunikation. So konnten alle relevanten Stakeholder und Mitarbeitenden die Potenziale und Auswirkungen des Digitalisierungsprojekts kennenlernen. Zudem nahm Oliver Kraus die betreffenden Prozesse möglichst detailliert auf, um Besonderheiten und Ausnahmefälle frühzeitig berücksichtigen zu können.

Wenn heute ein Blatt Papier auf meinem Tisch liegt, weiß ich, dass es nicht von uns stammt. Dr. Klaus Eder | Chief Operations Officer, MicroNova

Das Ergebnis – mehr Effizienz, schlagkräftige Prozesse, kein Papier mehr

Auf diese Weise erreichte die Prozessdigitalisierung alle Unternehmensbereiche von MicroNova. Die meisten Anwendungen finden sich in den Abteilungen kaufmännisches Management inkl. Facility sowie Qualitätsmanagement. „Wir konnten 42 Prozesse in 42 Wochen digitalisieren. Ob Vorstand oder Aufsichtsrat, Mitarbeitende im Einkauf oder Führungskräfte in operativen Abteilungen – alle arbeiten jetzt mit diesem System, papierlos. Zumindest, wo es der Gesetzgeber erlaubt“, ergänzt Oliver Kraus. „Wichtig ist, dass wir Prozesse schnell erstellen können. Bei einfacheren Prozessen wie Schulungsanträgen klappt das innerhalb weniger Tage. Selbst komplexere gelingen innerhalb weniger Wochen, etwa unser Angebotsprozess. Und der reicht vom Sales-Team und Operations über die kaufmännische Abteilung bis zu Vorstand und Aufsichtsrat, jeweils mit Feedback- und Freigabefunktionen, Dokumenten-Upload usw.“

Mit Webcon BPS hat MicroNova die Arbeitsabläufe inklusive Überwachung und Steuerung nachhaltig verbessert: schnellere Prozesse, klare Zuweisungen von Verantwortlichkeiten bei den jeweiligen Schritten, ein einheitlicher Wissensstand für die Beteiligten, eine bessere standortübergreifende Zusammenarbeit. So stieg die Effizienz insgesamt deutlich an, vor allem durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die gleichzeitig die Fehleranfälligkeit verringern. Gerade in Zeiten von Homeoffice bzw. mobilem Arbeiten ist das hilfreich: Wurden Bedarfsanforderungen für Bestellungen früher ausgedruckt und zur Unterschrift zwischen Gebäuden hin- und hergetragen oder gar zwischen Standorten verschickt, läuft der Prozess heute papierlos mit wenigen Klicks. Zudem kann MicroNova dank Webcon BPS Zertifizierungen wie die ISO 9001 schneller erlangen. Und auch beim weiteren Wachstum des Unternehmens unterstützt das Tool, bis in die Personalabteilung und dem effektiveren Onboarding neuer Team-Mitglieder.

Bei MicroNova variiert wie bei den meisten Unternehmen der Umfang der Prozesse – von umfangreicheren Anforderungen wie die Erstellung und Freigabe von Angeboten bis hin zu kleineren Abläufen wie die Bestellung von Visitenkarten. MicroNova konnte hier mess- und nachweisbare Erfolge erzielen und umfangreiche Expertise zu Tools und Vorgehen im eigenen Haus aufbauen; so werden etwa Bestellungen zu über 50 Prozent noch am selben Tag genehmigt – früher lag der Wert deutlich niedriger. Heute unterstützt die Digitalisierungsabteilung andere Unternehmen dabei, Abläufe zu analysieren und zu verbessern, um sie schließlich individuell digital abzubilden – mit all der geballten Erfahrung aus dem eigenen Digitalisierungsweg.

Fazit: Verbesserte Kommunikation, höhere Transparenz, schnellere Abläufe

Die Erfolge der Digitalisierung haben einen großen Wert für MicroNova und alle, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten. „Wir haben erfolgreich zuerst vor unserer eigenen Tür gekehrt, also den digitalen Wandel selbst erlebt und gestaltet. Daher kennen wir die Herausforderungen und wissen um die Bedeutung einer passgenauen Lösung“, ist Oliver Kraus überzeugt. „Mit dieser unserer eigenen Expertise helfen wir nun anderen weiter.“

MicroNova - Fakten:

Kundennutzen

  • Extrem schnelle Implementierung
  • Einfaches Aufsetzen von Prozessen ohne Programmierkenntnisse
  • Prozessanpassungen ohne Ausfallzeiten
  • Automatisierte Workflows
  • Kosteneinsparungen
  • Nahezu vollständig papierloses Büro

Vorstandssache Prozessdigitalisierung

Die Digitalisierung und damit Effizienzsteigerung der Abläufe ist eng verwoben mit dem Verstehen und Optimieren der Abläufe – denn nur ein guter Prozess ist auch ein guter digitaler Prozess. Wie das bei MicroNova geklappt hat und wie auch andere Unternehmen ihre Prozesse erfolgreich digitalisieren können, erläutert MicroNova-COO Dr. Klaus Eder in unserem kurzen Video. Tune in!

Die Antwort auf alle Digitalisierungsfragen: So gelingt erfolgreiche Prozessdigitalisierung

Sie möchten noch mehr darüber erfahren, wie das Team von MicroNova sich dank der erfolgreichen Digitalisierung im Unternehmen viel Zeit und einige Nerven sparen konnte?

In dieser Webinar-Aufzeichnung zeigen Oliver Kraus, MicroNova-Digitalisierungsexperte und Philip Erdkönig, Partner Channel Manager bei Webcon, welche Faktoren entscheidend für den Erfolg sind.


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