KPIs definieren: In 5 Schritten zu klaren Kennzahlen und besserer Steuerung
So übersetzen Sie strategische Ziele in messbare Leistungskennzahlen
Key Performance Indicators (KPIs) sind zunächst nichts anderes als Kennzahlen, die zeigen, ob ein Unternehmen seine Ziele erreicht. In der Praxis fehlt jedoch oft der Fokus: zu viele Zahlen, keine klare Verbindung zur Strategie, unklare Zuständigkeiten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in fünf Schritten ein schlankes, wirksames KPI-Set erstellen – und wie Sie mit Tools wie monday.com Kennzahlen effektiv erfassen, visualisieren und nachhaltig im Arbeitsalltag verankern.
1. Unternehmensziele verstehen und messbar machen
KPIs sind konkret aus dem abgeleitet, was ein Unternehmen wirklich erreichen will. Wichtig ist also, zunächst den eigenen Status quo zu verstehen: Wo steht das Unternehmen aktuell im Verhältnis zu seiner Vision? Dieser Abgleich hilft, realistische Ziele zu formulieren und die passende Grundlage für spezifische, messbare KPIs zu schaffen.
Geht es beispielsweise darum, die Kundenzufriedenheit steigern, ist der Net Promoter Score (NPS) ein passender KPI. Sollen Projektlaufzeiten reduziert werden, wird die durchschnittliche Projektdauer als KPI festgesetzt.
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2. Fokus statt Datenflut: Was sind KPIs und wie wähle ich die richtigen aus?
Nicht jede relevante Kennzahl ist gleichzeitig ein KPI. Diese Fragen helfen dabei, KPIs richtig auszuwählen:
- Beeinflusst die Kennzahl den Unternehmenserfolg direkt?
- Können Mitarbeitende sie tatsächlich beeinflussen?
- Ist sie messbar bzw. wie kann sie messbar gemacht werden?
KPIs lassen sich zudem thematisch clustern:
- Strategisch: Umsatzwachstum, Marktanteil
- Operativ: Lieferzeiten, Produktionsauslastung, Fehlerquote
- Finanziell: ROI, Nettomarge, Cashflow
- Kundenbezogen: NPS, Kundenzufriedenheit, Kundenbindung
- Mitarbeiterbezogen: Fluktuationsrate, Mitarbeiterzufriedenheit
- Projektbezogen: Projektdauer, Qualitätsgrad, Projektkosten
Leading vs. Lagging KPIs
In der Praxis erweist sich außerdem diese Unterscheidung als hilfreich:
Leading KPIs sind Frühwarnsignale – sie zeigen, ob sich ein Ziel in die richtige Richtung entwickelt (z. B. Antwortzeiten im Support) bzw. wahrscheinlich erreicht wird. Sie ermöglichen dadurch aktive Steuerung und Anpassungen.
Lagging KPIs messen das bereits erreichte Ergebnis, z. B. den NPS als Maß für Kundenzufriedenheit. Sie sind nachgelagerte Indikatoren, die den Erfolg oder Misserfolg vergangener Aktivitäten abbilden und somit eher reaktiv genutzt werden können.
Dashboards in monday.com können beide KPI-Typen parallel abbilden – so erkennen Teams nicht nur, wo sie stehen, sondern auch, wo sie sich hinbewegen
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3. Klare Definitionen und Datenqualität für KPIs schaffen
KPIs ohne klare Definition führen schnell zu Missverständnissen: Was genau wird beispielsweise als „Kundenanfrage“ gewertet? Für das Vertriebsteam ist das vielleicht jede neue E-Mail im Posteingang, die ein potenzielles Angebot betrifft. Für den Kundensupport dagegen nur ein offiziell erfasstes Ticket im Helpdesk-System. Beide messen also unterschiedliche Dinge – und sorgen später für Verwunderung über widersprüchliche Zahlen im Reporting.
Für wirklich vergleichbare und aussagekräftige KPIs sind daher klare Definitionen erforderlich: Was wird gezählt, aus welcher Quelle stammen die Daten, in welchem Zeitraum wird gemessen, und wer ist verantwortlich für Aktualität und Interpretation? Nur so entstehen Kennzahlen, die im gesamten Unternehmen dieselbe Aussagekraft haben.
Damit Zahlen vergleichbar und aussagekräftig sind, sollten diese vier Elemente für alle KPIs definiert sein:
- Formel: Wie wird der Wert berechnet?
Beispiel: Kundenzufriedenheit = (Anzahl positiver Rückmeldungen / Gesamtzahl der Rückmeldungen) × 100 - Datenquelle: Woher stammen die Daten? (z. B. CRM-System, Projektmanagement-Tool, ERP-System)
Wichtig: Wenn mehrere Systeme unterschiedliche Werte liefern, muss festgelegt werden, welche Quelle als verbindlich gilt. - Zeitraum: Wird monatlich, quartalsweise oder fortlaufend gemessen?
- Verantwortliche: Wer pflegt und interpretiert die KPIs regelmäßig?
Ziel ist eine sogenannte Single Source of Truth – also eine zentrale Datenbasis, auf die alle zugreifen können. Tools wie monday.com unterstützen genau das, indem sie Datenquellen auf einem einzigen Repository verknüpfen, Reports automatisch aktualisieren und Dashboards für alle sichtbar machen.
4. Visualisierung: KPIs sichtbar und verständlich machen
Zahlen entfalten erst Wirkung, wenn sie verständlich präsentiert werden. Viele Dashboards sind aber überladen und unübersichtlich, von ellenlangen Excel-Listen gar nicht erst zu sprechen – das Gegenteil von Transparenz.
Beachten Sie daher die Grundprinzipien guter Visualisierung, damit die Zahlen auch wirklich verstanden und effektiv genutzt werden:
Weniger Diagramme, dafür klare Aussagen
Vergleich (Soll-Ist, Zeitverlauf, Benchmarks) anstatt Momentaufnahmen
Farbcodes und Symbole für schnelle Orientierung
Tipp: Visualisierungen lassen sich in monday.com besonders einfach in übersichtlich gestalteten Dashboards erstellen – dank Echtzeit-Updates sind diese immer aktuell. Dafür stehen zahlreiche Widgets, Vorlagen, Automatisierungen und hilfreiche KI-Funktionen zur Verfügung.
Diagramme, Battery-Widgets, Fortschrittssanzeigen: Mit diesen Visualisierungen in monday.com machen Sie Daten auf einen Blick verständlich
5. KPIs in den Arbeitsalltag integrieren
KPIs sind kein einmaliges, statisches Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Ihr Potenzial kommt erst zum Tragen, wenn sie Teil der täglichen Steuerung werden.
So gelingt die Integration:
- Regelmäßige Reviews (z. B. monatlich oder pro Sprint)
- KPIs in Team-Meetings thematisieren
- Kennzahlen regelmäßig überprüfen und anpassen, wenn sich unternehmerische Ziele ändern
Ein praktisches Beispiel:
Ein Team erkennt, dass mehr Kundenanfragen nicht automatisch mehr Umsatz bedeuten. Durch die KPI-Analyse wird sichtbar, dass sich die Qualität der Leads verschlechtert hat. Die Folge: Maßnahmen werden neu ausgerichtet – datenbasiert statt gefühlt.
Zusammengefasst: Praxis-Tipps und häufige Stolperfallen für effektive KPIs
Selbst mit den besten Tools verlieren Kennzahlen ihren Nutzen, wenn sie unklar definiert, zu zahlreich oder schlicht irrelevant sind. Diese Grundregeln helfen, Ihr KPI-System schlank, verständlich und wirkungsvoll zu halten:
Tracke nur, was du wirklich beeinflussen kannst.
Ein KPI ohne Verantwortliche ist wertlos.
Ein überfrachtetes Dashboard hilft niemandem.
KPIs regelmäßig überprüfen, priorisieren und anpassen.
Mit Kennzahlen zu Klarheit und weniger Komplexität
Weniger Kennzahlen, mehr Wirkung: Unternehmen, die ihre KPIs gezielt auswählen, konkret definieren und verständlich visualisieren, gewinnen Klarheit und Steuerbarkeit.
Mit einem strukturierten KPI-Framework schaffen Sie Transparenz über alle Ebenen hinweg – von der Strategie bis zum Team.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Kennzahlen Ihr Unternehmen wirklich voranbringen – und wie Sie sie effektiv in Ihrer Reporting-Struktur nutzen können.
