Klassische und agile Projektmanagement-Methoden im Vergleich: Ein Interview

Redaktion: Herr Drews, viele Teams fragen sich heute: Agil oder klassisch – was funktioniert besser? Gibt es darauf überhaupt eine klare Antwort?

Andreas Drews: Nein – und das ist vielleicht schon die wichtigste Erkenntnis. Klassisches Projektmanagement bietet viel Struktur und Planbarkeit, Phase für Phase: Das ist ideal für Projekte mit klaren Anforderungen. Agile Methoden hingegen punkten dort, wo sich Ziele oder Rahmenbedingungen ständig verändern. Es ist nicht so, dass eine Methode besser als die andere ist – entscheidend ist, was zur eigenen Situation passt.

Redaktion: Ist es wirklich so häufig der Fall, dass sich die Anforderungen im Verlauf eines Projekts ändern? 

Andreas Drews: Absolut. Gerade in dynamischen Umfeldern – etwa bei IT-Projekten, Produktentwicklung oder Marketing – kommt es fast immer vor, dass sich Ziele im Laufe der Zeit verschieben. Vielleicht gibt es neue Anforderungen aus dem Fachbereich, ein Kundenfeedback stellt Annahmen infrage, oder externe Faktoren wie Marktveränderungen erfordern Anpassungen. Hier spielen ganz klar agile Methoden ihre Stärken aus. Sie sind darauf ausgelegt, mit Veränderungen umzugehen, und setzen auf Flexibilität und kurze, iterative Schritte. Das heißt: Planen, etwas umsetzen, Feedback einholen – und dann den nächsten Schritt gehen. Im klassischen Modell sind Änderungen zwar möglich, aber oft aufwändig und mit vielen Abstimmungen verbunden.

Redaktion: Wie beeinflussen die verschiedenen Methoden die Zusammenarbeit im Team?

Andreas Drews: Im klassischen Projektmanagement ist die Projektleitung das Steuerzentrum – Aufgaben werden zugewiesen, Entscheidungen zentral getroffen. In agilen Teams arbeiten alle deutlich selbstorganisierter. Es gibt Rollen wie Scrum Master oder Product Owner, aber weniger Hierarchie. Die Kommunikation ist direkter, oft mit täglichem Austausch statt wöchentlichen Meetings.

Redaktion: Ein Punkt, der alle Projektteams beschäftigt, ist die Dokumentation. Welche Unterschiede gibt es hier?

Andreas Drews: Im klassischen Projektmanagement ist Dokumentation das Rückgrat – alles wird vorher festgehalten: Anforderungen, Zeitpläne, Risiken. Das schafft Sicherheit, kann aber auch träge wirken. In agilen Projekten wird eher nur das dokumentiert, was gerade wirklich gebraucht wird – also schlanker und praxisnäher. Das bedeutet nicht weniger Sorgfalt, aber mehr Fokus auf das Ergebnis und den tatsächlichen Nutzen für die Anwenderinnen und Anwender.

Redaktion: Wie wird mit Risiken umgegangen – eher präventiv oder eher flexibel?

Andreas Drews: Auch hier zeigt sich der Unterschied deutlich. Klassische Projekte versuchen, Risiken früh zu identifizieren und sich dagegen abzusichern. Agile Projekte gehen anders ran: Durch die kurzen Iterationen wird früh sichtbar, was funktioniert – und was nicht. Das reduziert das Risiko, ganz am Ziel vorbeizuplanen.

Redaktion: Begegnen Ihnen in Ihrer Arbeit typische Missverständnisse, wenn es um klassisches oder agiles Projektmanagement geht?

Andreas Drews: Auf jeden Fall. Bei agilen Methoden glauben viele, dass alles ganz frei läuft – ohne Planung, ohne Dokumentation, ohne klare Verantwortlichkeiten. Das stimmt so nicht – agil bedeutet nicht ohne Struktur, sondern flexibel und kundenzentriert. Gleichzeitig wird klassisches Projektmanagement oft als veraltet abgestempelt. Dabei gibt es viele Situationen, in denen ein klarer Plan mit definierten Phasen genau das ist, was ein Projekt erfolgreich macht. Das größte Missverständnis ist vielleicht: Dass man sich grundsätzlich für das eine oder das andere entscheiden muss. In der Praxis ist oft eine sinnvolle Kombination der bessere Weg.

Redaktion: Wie kann das konkret aussehen?

Andreas Drews: Oft werden nur einzelne Elemente übernommen – z. B. ein Daily oder ein Kanban-Board – aber der Rest des Projekts läuft klassisch in Phasen ab. Oder zum Beispiel ein klassischer Projektstart mit klaren Zielen und Budget, aber die agile Umsetzung einzelner Arbeitspakete. Hybride Ansätze sind oft die beste Lösung: Wichtig ist nur, dass alle wissen, wie gearbeitet wird – und warum. In unseren Trainings begegnen uns viele Teams, die auf der Suche sind: Wie viel Agilität ist gut? Wo hilft klassische Planung? Dafür gibt es keine Standardantworten, sondern wir schauen immer auf die individuelle Situation.

Redaktion: Wie beeinflusst die Methodik die Wahl des Projektmanagement-Tools?

Andreas Drews: Ein gutes Tool sollte beides bieten – Struktur für klassische Projekte und Flexibilität für agile Teams. In monday.com lassen sich z. B. Gantt-Diagramme und klassische Zeitpläne genauso gut abbilden wie Kanban-Boards und agile Workflows. Speziell für agile Entwicklungszyklen gibt es mit monday dev sogar ein eigenes Produkt. Damit lassen sich Backlogs managen, Sprints planen und agile Metriken wie Burndown-Charts direkt im Dashboard verfolgen. Wichtig ist, dass das Tool zur Arbeitsweise passt – und nicht umgekehrt. Daher sind wir große Fans von flexibel einsetzbaren Plattformen, die jeden Anwendungsfall ideal abbilden können: ein zentrales Tool spart Zeit und Kosten und führt zu deutlich mehr Effizienz.

Redaktion: Was raten Sie Unternehmen, die Projektmanagement neu einführen oder ihre Prozesse überdenken möchten?

Andreas Drews: Nicht mit einer bestimmten Methode anfangen, sondern mit der Frage: Was brauchen wir wirklich? Das bedeutet konkret: Wie klar sind unsere Anforderungen zu Beginn? Wie oft ändern sich Ziele, Inhalte oder Prioritäten? Arbeiten viele Teams gleichzeitig am Projekt? Gibt es gesetzliche Vorgaben oder externe Abnahmen? Und nicht zuletzt: Wie selbstorganisiert arbeitet unser Team – und wie viel Führung ist sinnvoll? Wer diese Fragen ehrlich beantwortet, hat eine gute Grundlage, um die passende Methode oder eine Kombination daraus zu wählen. Unser Tipp: Mit einem Pilotprojekt starten, Erfahrungen sammeln und dann schrittweise professionalisieren. 

Redaktion: Und andersherum gefragt: Was kann man beim Projektmanagement falsch machen?

Andreas Drews: Am meisten schadet man sich, wenn man gar keine Entscheidung trifft – und einfach „irgendwie loslegt“. Ohne klare Methode, ohne Struktur, vielleicht mit kostenlosen Tools, die schnell an Grenzen stoßen. Das funktioniert eine Weile, aber spätestens wenn mehrere Teams beteiligt sind oder Projekte komplexer werden, rächt sich das. Dann gibt es Missverständnisse, unnötigen Abstimmungsaufwand oder Stillstand. Unser Rat: Nicht alles selbst herausfinden wollen, sondern sich frühzeitig Unterstützung holen – fachlich und methodisch. Das spart Zeit, Nerven und Kosten.

Redaktion: Vielen Dank für diese interessanten Einblicke!