gfa | public: Mehr Effizienz durch leistungsstarkes Projektmanagement mit monday.com

Die gfa | public GmbH ist ein Beratungsunternehmen mit Sitz in Berlin mit Spezialisierung auf den öffentlichen Sektor und gemeinwohlorientierte Organisationen. Seit 2009 unterstützt gfa | public bundesweit bei organisatorischen und strategischen Veränderungs- und Entwicklungsprozessen – mit dem Anspruch, Jobcenter, Jugend- und Sozialämter, die Eingliederungshilfe, den öffentlichen Gesundheitsdienst und auch Stiftungen oder Verbände leistungsstark aufzustellen. Dafür setzt gfa | public fundierte Methoden der Organisationsberatung und branchenspezifisches Fachwissen ein.

Zu den Leistungen des Unternehmens zählen Aufgabenkritik, Prozessoptimierung und Restrukturierung. Ebenso gehören Personalbedarfsermittlung und das Entwickeln von Steuerungsinstrumenten zum Portfolio. „Die gleichzeitige Umsetzung mehrerer Organisationsvorhaben und die Koordination von Aufgaben und Ressourcen ist sozusagen unser tägliches Brot“, erklärt Martin Blankenstein, Prokurist bei gfa | public. „Das gilt für unsere operative Arbeit, aber auch für unsere internen Prozesse.“

Dementsprechend essenziell ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Lösung für die Steuerung von Finanzen, Zeitressourcen und anderen zentralen Aspekten. Bereits seit einiger Zeit hatte das Team von gfa | public erste Gedanken angestellt, die vorhandene Software zur internen Steuerung abzulösen: Die Anforderungen waren im Lauf der Jahre für das bis dahin vorhandene Tool zu groß geworden. Zudem standen eine bessere Usability und mehr Flexibilität im Anforderungsprofil. Den endgültigen Ausschlag für die Entscheidung, eine neue Lösung für Planung, Steuerung und Controlling von Projekten zu beschaffen, gab Mitte des Jahres 2024 letztlich das Support-Ende der vorhandenen Software.

Über eine Online-Suche stieß das Team von gfa | public auf monday.com. Der Grund für das Interesse an der Lösung lag einerseits im Funktionsumfang: Die individuelle Konfigurierbarkeit, die flexiblen Nutzungs- und Anpassungsmöglichkeiten sowie die einfache Bedienung sprachen insbesondere für die Beschaffung als neue Lösung zur Projektsteuerung. Auch die durchführbaren Auswertungen und Visualisierungen – etwa von belegten und freien Ressourcen, Budgets, Umsätzen und Aufgaben – überzeugten auf Anhieb. Zudem war eine perspektivische Nutzung für weitere Themenfelder möglich.

Da gfa | public seine Projekte bereits zuvor professionell geplant, gesteuert und überwacht hatte, war eine ideale Basis für die Migration vorhanden. Gleichzeitig nutzte das Unternehmen die Chance, bestehende Abläufe zu analysieren und bei Bedarf zu überarbeiten oder stringent zu definieren. So war etwa die saubere Abbildung des Informationsflusses – vom Sales Funnel über das eigentliche Projektmanagement bis zur Ressourcen- und Finanzsteuerung – ein entscheidender Schritt bei der Einführung von monday.com.

An dieser Stelle konnte auch MicroNova als Implementierungspartner sein Lösungs-Know-how und seine Erfahrung erfolgreich einbringen: „MicroNova hat uns bei der Umstellung auf monday.com als neues Tool zur Steuerung von Projekten von Anfang an sehr eng und kompetent beraten und ‚hands-on‘ unterstützt“, berichtet Martin Blankenstein. „Das Wissen aus vielen bereits realisierten solchen Projekten war für uns als Kunden schon sehr wertvoll.“ Dank dieser guten Zusammenarbeit konnte gfa | public bestehende Daten und Strukturen erfolgreich in monday.com überführen. Nach etwa sechs Monaten war die alte Software vollständig abgelöst. Seitdem ist monday.com bei gfa | public zentrales Werkzeug zur Steuerung.

Alle Management-Aufgaben sind dort hinterlegt, inklusive der Zuordnung der verantwortlichen Personen sowie Aufwände und Budgets. Ein Board gibt den Führungskräften zum Beispiel detailliert Auskunft über freie Kapazitäten von Team-Mitgliedern. Zudem haben gfa | public und MicroNova als erfahrener monday.com-Partner weitere individuelle Dashboards erstellt, die Umsatz, Aufgaben und Tagessätze abbilden. Der gesamte Akquise-Prozess ist nun in monday.com hinterlegt, ebenso das Auftragsbuch und der Rechnungslauf. Mit diesen und weiteren Daten kann das Unternehmen auch seinen Jahresabschluss effizienter und transparenter erstellen.

Durch den Einsatz von monday.com als zentrales Tool für das Projektmanagement kann gfa | public zahlreiche Vorgänge schneller bearbeiten. So lassen sich etwa Workflows zügiger aufsetzen als zuvor, und auch Auswertungen inklusive deren visueller Aufbereitung sind im Handumdrehen erledigt. „Die Dashboards mit den verschiedenen Widgets sind für uns ein Highlight“, sagt Martin Blankenstein. „Wir können so auf einen Blick und ansprechend visualisiert wichtige Leistungsindikatoren im Rahmen unserer Arbeit nachvollziehen.“

Zudem spielen die weitreichenden Möglichkeiten für Automatisierungen in monday.com eine große Rolle – mit ihnen verkürzt das Unternehmen etwa die Zeit für das Aufsetzen komplett neuer Vorhaben. Überdies können bestehende beziehungsweise wiederkehrende Tätigkeiten effizienter gestaltet werden. Eine besonders wirksame Workflow-Automatisierung hat gfa | public im Bereich Vertrieb implementiert. Abläufe im Sales Funnel werden bei Zustandsänderung direkt in das jeweilige Board verschoben, zum Beispiel von „in Anbahnung“ zu „Angebot erstellen“ zu „Angebot abgegeben“ – und im Erfolgsfall zu „Angebot gewonnen“. Das ebenfalls automatisierte Tagging von zuständigen Personen unterstreicht den kollaborativen Aspekt der Lösung.

Inzwischen nutzt das Unternehmen Dashboards sowohl in Verbindung mit dem Projektmanagement als auch für die gesamte Unternehmenssteuerung. Auf Projektebene kommen dabei Zahlen-Widgets für Aufwand und Budgets zum Einsatz. Im Team-Dashboard erhalten alle – ebenfalls über Widgets – einen Überblick über das monatliche Arbeitspensum oder etwa die Umsätze in Projekten. „Unsere Auslastungssteuerung hat sich deutlich vereinfacht und verbessert, was zu einer effizienteren Arbeitsorganisation geführt hat“, erläutert Martin Blankenstein die messbaren Vorteile des Einsatzes von monday.com.

Damit fällt das Fazit von gfa | public im Hinblick auf monday.com absolut positiv aus. Die Möglichkeit, individuelle Anforderungen präzise abzubilden und mit Automatisierungen zu verknüpfen, hat sich als echter Effizienz-Booster erwiesen. Besonders die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit der Plattform überzeugen sowohl das Team als auch das Management. Die Führungskräfte schätzen zudem die umfangreichen Analyse- und Visualisierungsmöglichkeiten über Dashboards und Widgets. Daher fasst das Unternehmen bereits weitere Optimierungspotenziale durch monday.com ins Auge: Die Plattform hat sich von der reinen Projektmanagement-Cloud-Software zu einer umfassenden Produktsuite entwickelt – und insbesondere die auf Customer-Relationship-Management spezialisierte Lösung von monday.com hat das Interesse von gfa | public geweckt …

gfa | public GmbH - Fakten:

• Branche: Beratung
• Mitarbeiter: 15
• Hauptsitz: Berlin
• Gründung: 2009
• https://gfa-public.de/

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