Erfolgsgeschichte Prozessdigitalisierung: Vom eigenen Projekt zum Angebot für andere

Als sich MicroNova im Jahr 2018 auf den Weg machte, die eigenen Prozesse zu digitalisieren, bestand das Team aus etwa 250 Mitarbeitenden, mehrere Dutzend davon in Tschechien. Das Auftragsportfolio umfasste damals wie heute komplexe Großprojekte wie auch kleinere Vorhaben – von der Konfigurationslösung für Mobilfunknetze bis zum Verkauf standardisierter Software für IT-Abteilungen. Die damalige administrative Systemlandschaft bestand aus Tools für Projektmanagement, Zeiterfassung sowie einigen weiteren Systemen.

Nur wenige Jahre zuvor hatte das Unternehmen noch ganz anders ausgesehen: 2015 lag die Teamstärke noch unter 150, Mehrsprachigkeit war noch kein Thema. Das an sich erfreuliche Wachstum brachte so manche Herausforderung mit sich: Die Komplexität der Abläufe wuchs durch die mehr und mehr verteilte Arbeit; die Transparenz nahm in der Folge ab, die Kommunikation wurde herausfordernder. Damit war spätestens ab besagtem Jahr 2018 unverkennbar, dass die Zusammenarbeit und auch die gemäß ISO 9001 zertifizierten Abläufe diesen Gegebenheiten angepasst werden mussten.

Darum machte sich MicroNova auf die Suche nach einem geeigneten Tool für eine tiefgreifende digitale Abbildung der Unternehmensprozesse. Der Plan: eine für alle Abteilungen hilfreiche Lösung zu finden und Effizienz sowie Ressourcenbindung zu optimieren. Zudem galt es, Verantwortlichkeiten wieder klarer abzubilden und so schnellere Entscheidungen zu ermöglichen. Damit war es auch das erklärte Ziel, alle Informationen zu Prozessablauf, einzelnen Schritten und Zuständigkeiten mit allen Beteiligten wieder möglichst einfach zu teilen. Nach einer umfassenden Evaluation mehrerer Angebote kristallisierte sich eine Low-Code-Plattform als Favorit zur Digitalisierung der Prozesse heraus.
 

Auf diese Weise erreichte die Prozessdigitalisierung alle Unternehmensbereiche von MicroNova. Die meisten Anwendungen finden sich in den Abteilungen kaufmännisches Management inkl. Facility sowie Qualitätsmanagement. „Wir konnten 42 Prozesse in 42 Wochen digitalisieren. Ob Vorstand oder Aufsichtsrat, Mitarbeitende im Einkauf oder Führungskräfte in operativen Abteilungen – alle arbeiten jetzt mit diesem System, papierlos. Zumindest, wo es der Gesetzgeber erlaubt“, ergänzt Oliver Kraus. „Wichtig ist, dass wir Prozesse schnell erstellen können. Bei einfacheren Prozessen wie Schulungsanträgen klappt das innerhalb weniger Tage. Selbst komplexere gelingen innerhalb weniger Wochen, etwa unser Angebotsprozess. Und der reicht vom Sales-Team und Operations über die kaufmännische Abteilung bis zu Vorstand und Aufsichtsrat, jeweils mit Feedback- und Freigabefunktionen, Dokumenten-Upload usw.“

Mit diesem Projekt zur Prozessdigitalisierung hat MicroNova die Arbeitsabläufe inklusive Überwachung und Steuerung nachhaltig verbessert: schnellere Abläufe, klare Zuweisungen von Verantwortlichkeiten bei den jeweiligen Schritten, ein einheitlicher Wissensstand für die Beteiligten, eine bessere standortübergreifende Zusammenarbeit. So stieg die Effizienz insgesamt deutlich an, vor allem durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die gleichzeitig die Fehleranfälligkeit verringern. Seit dem Einzug von Homeoffice bzw. mobilem Arbeiten ist das besonders hilfreich: Wurden Bedarfsanforderungen für Bestellungen früher ausgedruckt und zur Unterschrift zwischen Gebäuden hin- und hergetragen oder gar zwischen Standorten verschickt, läuft der Prozess heute papierlos mit wenigen Klicks. Zudem kann MicroNova dank Digitalisierung seine Zertifizierungen wie die ISO 9001 schneller erlangen. Und auch beim weiteren Wachstum des Unternehmens unterstützt das Tool, bis in die Personalabteilung und dem effektiveren Onboarding neuer Team-Mitglieder.

Bei MicroNova variiert wie bei den meisten Unternehmen der Umfang der Prozesse – von umfangreicheren Anforderungen wie die Erstellung und Freigabe von Angeboten bis hin zu kleineren Abläufen wie die Bestellung von Visitenkarten. MicroNova konnte hier mess- und nachweisbare Erfolge erzielen und umfangreiche Expertise zu Tools und Vorgehen im eigenen Haus aufbauen; so werden etwa Bestellungen zu über 50 Prozent noch am selben Tag genehmigt – früher lag der Anteil deutlich niedriger. Heute unterstützt die Digitalisierungsabteilung andere Unternehmen dabei, Abläufe zu analysieren und zu verbessern, um sie schließlich individuell und ohne Vorfestlegung auf ein bestimmtes Tool digital abzubilden – mit all der geballten Erfahrung aus dem eigenen Digitalisierungsweg.