IMMOTISS: Beratungsprozesse standortübergreifend steuern – mit monday.com
IMMOTISS ist eine spezialisierte Beratung für Pflege- und Sozialimmobilien. Das Unternehmen begleitet Betreiber, Investoren, Projektentwickler und Eigentümer bei der wirtschaftlichen Entwicklung von Einrichtungen und Immobilien – von Analyse und Konzeptentwicklung über Transaktionen bis zur Refinanzierung und operativen Umsetzung.
Die Arbeit ist stark projekt- und mandatsgetrieben. Gleichzeitig entstehen kontinuierlich neue Kontakte, Marktinformationen und Abstimmungsprozesse im Team. Deshalb war es wichtig, Projekte, Beziehungen und interne Abläufe zentral und transparent zu strukturieren.
Mit monday nutzt IMMOTISS heute eine Plattform, die CRM und Projektmanagement in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung verbindet. Mandate, Kontakte und Aufgaben werden strukturiert abgebildet und sind für das gesamte Team jederzeit nachvollziehbar. Das erleichtert die interne Abstimmung, reduziert administrative Arbeit und sorgt dafür, dass Informationen im Projektverlauf schnell verfügbar sind.
Die Ausgangslage – zwei Standorte, steigender Koordinierungsaufwand, unterschiedliche Vorgehensweisen
Das Team am Standort Bremen hatte monday.com bereits für Aufgabenmanagement und Dokumentation genutzt, während sich der Frankfurter Standort bis dato ohne Tool-Unterstützung organisiert hatte. Aufgrund der zunehmenden Komplexität, wurde deutlich, , dass die Steuerung der Projekte per E-Mail nicht effizient ist – automatisierte Updates und Benachrichtigungen, Abstimmungen direkt im Aufgaben- und Projektkontext und automatisiere Workflows sollten entstehen.
Da monday.com für einfaches Task Management bereits von einigen im Team genutzt wurde, gab es eine ungefähre Vorstellung, was über die Organisation persönlicher Aufgaben hinaus mit einem modernen Tool möglich wäre. Im Rahmen einer Monday.com-Schulung erwarb Christoph Diederichs, Projektmanager Business Development bei IMMOTISS, „hands on“ das Prinzip der High-Level- und Low-Level-Struktur kennen. Dieses Konzept passt ideal zu IMMOTISS, deren Beratungsleistungen häufig einem ähnlichen Schema folgen.
Während sich die wiederkehrenden Aufgaben auf operativer Ebene gut in standardisierten Vorlagen abbilden lassen, benötigt die Führungsebene vor allem einen kompakten Überblick über den Fortschritt der einzelnen Aufträge. „Dieser Aufbau hilft uns sehr: Die Teams sehen alle notwendigen To-Do‘s im Detail. Und die Führungsebene erkennt sofort, wie weit ein Auftrag ist – ohne sich durch jede Aufgabe arbeiten zu müssen“, erinnert sich Christoph Diederichs an das ausschlaggebende Argument, monday.com noch umfangreicher einzusetzen.
Die Lösung – strukturierte Prozessvorlagen und automatisierte Workflows
Zunächst mit monday work management und später zusätzlich mit monday CRM begann IMMOTISS damit, Vorlagen für wiederkehrende Beratungsleistungen anzulegen. Erfasst das Team heute einen Auftrag im CRM und ordnet ihn einem Bereich zu, fließen die Informationen automatisch in das entsprechende Management-Board. Von dort aus wird – abhängig vom Produkt – ein Projekt-Board mit sämtlichen notwendigen Aufgaben und Informationen generiert.
In Zusammenarbeit mit MicroNova als Implementierungspartner entstand so eine durchgängige Prozesskette mit mehreren ineinandergreifende Workflows: vom Auftragseingang über die operative Bearbeitung bis zur Vorbereitung der Rechnungsstellung. Benachrichtigungen, Statuswechsel oder Datenanforderungen erfolgen über Automatisierungen, sodass viele organisatorische Schritte im Hintergrund ablaufen.
„MicroNova hat uns exzellent beraten und dabei geholfen, Automatisierungen aufzusetzen, die exakt zu unseren Anforderungen passen“, erklärt Diederichs. Das entlastet das Team von administrativen Aufgaben und sorgt gleichzeitig für mehr Klarheit: jeder relevante Schritt ist dokumentiert und der aktuelle Status ist jederzeit sichtbar. „Mit monday.com haben wir eine Transparenz und Effizienz erreicht, die wir über E-Mails nie hätten. Informationen gehen zum Beispiel nicht unter, wenn jemand nicht in CC gesetzt war oder mal ausfällt“, beschreibt Diederichs die verbesserten Abläufe. Zusätzlich profitieren die Teams davon, dass Kontaktinformationen zentral verfügbar sind – eine wichtige Grundlage für vernetzte Zusammenarbeit und potenzielles Cross-Selling.
Derzeit arbeitet IMMOTISS an Dashboards für Auswertungen und Rahmenvertragskundinnen – für noch mehr Transparenz bei Leistungen, Bearbeitungszeiten oder Kapazitäten. Diese Einblicke sollen perspektivisch die Vertriebsarbeit weiter professionalisieren, um etwa freie Ressourcen frühzeitig zu erkennen und Kunden gezielt ansprechen zu können. Langfristig möchte IMMOTISS die gesamte Auftragsabwicklung weitgehend automatisieren. Damit will das Unternehmen effizienter arbeiten und sich organisatorisch für eine nachhaltige Skalierung des Geschäftsmodells positionieren. Zudem wird das Potenzial von KI-Integrationen intensiv geprüft.
„Mit monday.com haben wir eine Transparenz und Effizienz erreicht, die wir über E-Mails nie hätten. Informationen gehen nicht unter, und alle sehen jederzeit, wie weit ein Auftrag ist.“ - Christoph Diederichs, Projektmanager Business Development, IMMOTISS
Das Ergebnis – klare Übersicht, effiziente Abläufe und spürbare Entlastung
Durch die Zusammenarbeit mit MicroNova konnte IMMOTISS die technischen Möglichkeiten von monday.com deutlich schneller einsetzen und seitdem gezielter nutzen. Bei komplexeren Automatisierungen oder ineinandergreifenden Prozesslogiken zeigt sich das besonders: „Wir besprechen mit unserem MicroNova-Ansprechpartner Oliver einfach die Anforderungen, und er legt los. So können wir uns auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren und erhalten Lösungen, die auch in komplexeren Situationen verlässlich funktionieren“, beschreibt Christoph Diederichs den Mehrwert für IMMOTISS.
Besonders am Standort Bremen, der früh begonnen hat, die Möglichkeiten von monday.com auszuschöpfen, zeigt sich der Nutzen schon sehr deutlich: Die Arbeitsschritte greifen sauber ineinander, und die Automatisierungen erleichtern die Abwicklung wiederkehrender Tätigkeiten. monday.com ist für IMMOTISS eine moderne, zukunftsorientierte Arbeitsgrundlage, die analoge Prozesse endgültig ablösen und langfristig eine vollständig digitale und weitgehend automatisierte Auftragssteuerung ermöglichen soll.
Zudem profitiert das gesamte Team durch das MicroNova-Consulting von Einblicken in Best Practices. So hat das Unternehmen zum Beispiel ein Wiki-Board für internes Wissen angelegt, das seither auch im Onboarding neuer Team-Mitglieder eine große Erleichterung ist. Auch Events wie monday Evolve boten für IMMOTISS spannende Impulse zur Optimierung eigener Arbeitsweisen.
„Wir können uns darauf verlassen, dass wir mit MicroNova in kurzer Zeit zu optimalen Lösungen kommen, ohne uns selbst intensiv in alle technischen Details einarbeiten zu müssen.“ - Christoph Diederichs, Projektmanager Business Development, IMMOTISS
Fazit: Zukunftssichere Strukturen für ein wachsendes Beratungsgeschäft
„Wir können uns darauf verlassen, dass wir mit MicroNova in kurzer Zeit zu optimalen Lösungen kommen, ohne uns selbst intensiv in alle technischen Details einarbeiten zu müssen. Wenn unser Ansprechpartner im Urlaub ist, unterstützt uns eine Vertretung, die sich mit unserem Account ebenfalls sehr gut auskennt“, fasst Christoph Diederichs zusammen. So kann die Arbeit ohne Unterbrechung weiterlaufen. Außerdem ist die partnerschaftliche Zusammenarbeit hilfreich für die Einführung neuer Funktionen: „Da ist MicroNova für uns sehr wertvoll, da wir somit jemanden an der Seite haben, der sich intensiv mit dem Tool beschäftigt und weiß, welche Lösungen uns wirklich weiterbringen.“
IMMOTISS care GmbH - Fakten
- Branche: Beratung
- Mitarbeitende: 20
- Firmensitz: Bremen und Frankfurt am Main
- Gründung: 2009
- https://immotiss.de
Kundennutzen
- Standortübergreifend standardisierte Abläufe
- durchgängige Prozessketten
- Professionalisierte Kommunikation und zentral organisierter Wissensaustausch
- Automatisierungen für administrative Tätigkeiten
- Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
- High-Level-/Low-Level-Infrastruktur
- Moderne, zukunftsfähige und skalierbare Lösung
Sind Sie an weiteren Erfolgsgeschichten interessiert? Hier gelangen Sie zur Übersicht aller Success Stories von monday.com und MicroNova. Oder beginnen Sie Ihre eigene Erfolgsgeschichte: Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf, um mehr über monday.com und das MicroNova-Angebot zu erfahren – oder testen Sie monday.com kostenlos.
