Digitalisierungsfehler vermeiden: Lösungen für die 9 häufigsten Fehler

Hürden erkennen und gekonnt umgehen

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat gerade eine teure digitale Lösung implementiert – nur um festzustellen, dass sie nicht den gewünschten Erfolg bringt. Wie Sie das vermeiden können, erfahren Sie in diesem Artikel: Wir zeigen die typischen Fehler, die Geschäftsführern, IT-Verantwortlichen und Projektmanagern bei Digitalisierungsprojekten unterlaufen. Vor allem aber erfahren Sie, wie Sie diese Herausforderungen erkennen und Ihre Prozesse erfolgreich digitalisieren.

1. Das „Projekt Digitalisierung“ auf die lange Bank schieben

Viele Unternehmen ignorieren die Notwendigkeit einer umfassenden Digitalisierung. Manche sind unsicher, wie sie vorgehen sollen, haben Angst vor Veränderungen oder sehen aufgrund der hohen Auftragslage keine Kapazitäten. Indem sie die Digitalisierung auf „später“ verschieben, bleiben diese Unternehmen hinter der Effizienz der digitalisierten Konkurrenz zurück.

Digitalisierung ist kein kurzfristiges Phänomen, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Es führt kein Weg daran vorbei, sich mit den Potenzialen auseinanderzusetzen und Prozesse digital und automatisiert zu gestalten. Die Digitalisierung ist ein großes Projekt, das viele Strukturen im Unternehmen nachhaltig verändern wird. Aber besser in kleinen Schritten vorankommen als gar nicht.

2. Fehlende Vision und unklare Ziele

Oft entscheidet die Geschäftsführung über Digitalisierungsprojekte, ohne Fachbereiche und IT-Verantwortliche ausreichend einzubeziehen. Betrachten Sie das Geschäftsmodell und Ihre Anforderungen ganzheitlich: So vermeiden Sie Insellösungen und schaffen eine übersichtliche IT-Landschaft.

Unklare Ziele machen Digitalisierungsprojekte ineffizient oder führen zum Scheitern. Eine klare Analyse des aktuellen Ist-Zustandes sowie die Definition von Zielen und Meilensteinen für die Digitalisierung sind essenziell. Priorisieren Sie die Prozesse, die den größten Einfluss auf Ihren Erfolg haben. Eine Roadmap mit klaren Schritten und Zeitplänen ist hilfreich, um den Fortschritt zu messen.

3. Analoge Prozesse 1:1 digital abbilden

Viele Unternehmen ignorieren die Notwendigkeit einer umfassenden Digitalisierung. Manche sind unsicher, wie sie vorgehen sollen, haben Angst vor Veränderungen oder sehen aufgrund der hohen Auftragslage keine Kapazitäten. Indem sie die Digitalisierung auf „später“ verschieben, bleiben diese Unternehmen hinter der Effizienz der digitalisierten Konkurrenz zurück.

Digitalisierung ist kein kurzfristiges Phänomen, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Es führt kein Weg daran vorbei, sich mit den Potenzialen auseinanderzusetzen und Prozesse digital und automatisiert zu gestalten. Die Digitalisierung ist ein großes Projekt, das viele Strukturen im Unternehmen nachhaltig verändern wird. Aber besser in kleinen Schritten vorankommen als gar nicht.

4. Kundenperspektive vernachlässigen

Die Bedürfnisse der Kunden müssen bei der Digitalisierung im Mittelpunkt stehen. Ein typischer Fehler ist jedoch, dass Unternehmen diese Perspektive vernachlässigen und fortschrittliche Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die von den Nutzern leider nicht angenommen werden. Nutzer können sowohl die eigenen Mitarbeitenden als auch Endkunden sein. Wenn diese Zielgruppen keinen Mehrwert in der Innovation sehen, dann wurde das Produkt am User vorbei konzipiert.

Deshalb: Berücksichtigen Sie die Perspektive der Anwender unbedingt schon bei der Konzeption und Planung. Holen Sie regelmäßig Feedback ein und setzen Sie dieses in iterativen Zyklen um.

Kompetente Beratung für Ihre Prozessdigitalisierung

Von der Prozessauswahl bis zur passenden Software: Wir beraten herstellerunabhängig und finden die ideale Lösung für Ihre Anforderungen.

5. Silo-Denken einzelner Abteilungen

Gerade große Unternehmen begehen häufig den Fehler, in Silos zu agieren: Jede Abteilung startet ihre eigenen Projekte zur digitalen Transformation, ohne das große Ganze im Blick zu haben. Medienbrüche und ineffiziente Arbeitsabläufe sind die Folge. Wichtige Daten werden nicht ausgetauscht und Prozesse unnötig langsam und teuer. Zudem ist die Überwachung von KPIs bei Insellösungen meistens nicht oder nur sehr schwer durchführbar.

Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie entwickeln, die alle Abteilungen und deren spezifische Anforderungen berücksichtigt. Die gewählte Technologie sollte zudem abteilungsübergreifend einsetzbar sein und über Schnittstellen verfügen, die eine Integration in bestehende Systeme ermöglichen.

6. Fehlende Ressourcenplanung

Digitalisierungsprojekte erfordern finanzielle, personelle und technische Ressourcen. Viele Unternehmen planen diese jedoch nicht ausreichend ein.

Daher unsere Empfehlungen:

  • Erstellen Sie einen detaillierten Budgetplan, der alle direkten, indirekten und laufenden Kosten umfasst. Dazu gehören Ausgaben für Lizenzen und Schulungen, Kosten für Installation und Konfiguration sowie Supportgebühren. Tipp: Prüfen Sie, ob Ihr Projekt für eine der zahlreichen staatlichen oder regionalen Initiativen zur Förderung von Digitalisierungsmaßnahmen in Frage kommt.
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über das vorhandene Wissen in Ihrem Team. So können Sie abschätzen, inwieweit Sie von Weiterbildungen, Neueinstellungen oder der Zusammenarbeit mit externen Partnern profitieren.
  • Die Wahl des richtigen Tools ist ein wichtiger Erfolgsfaktor! Erstellen Sie einen Anforderungskatalog mit allen notwendigen Funktionalitäten und gewichten Sie die Punkte nach Relevanz für Ihr Unternehmen. Für die meisten Anwendungsfälle gibt es gute und bezahlbare Standardsoftware.

Unvorhergesehene Änderungen sind beinahe vorhersehbar. Eine gute Planung beinhaltet daher Kontingente für die notwendige Flexibilität. Mit einem formalen Änderungsmanagementprozess sind Sie bestens vorbereitet.

7. Unklare Verantwortlichkeiten

Unklare Zuständigkeiten führen häufig zu Verzögerungen und Problemen bei der Digitalisierung. Es muss klar definiert werden, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Dabei kann es hilfreich sein, Personen regelbasiert automatisch bestimmte Aufgaben zuzuweisen. Auch eine zentrale Kommunikationsplattform hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Oft kommunizieren Mitarbeitende über mehrere Kanäle wie Teams, Outlook und Anrufe. Gute Digitalisierungs-Tools schaffen einen zentralen Ort für alle Daten und die gesamte Kommunikation zu einem Projekt. Das führt zu deutlich mehr Transparenz und Deadlines lassen sich leichter einhalten.

Zudem ist es sinnvoll, wenn sich bestimmte Personen schwerpunktmäßig mit Digitalisierungsprojekten beschäftigen. Diese haben den Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte und können sicherstellen, dass Ressourcen und Synergien optimal genutzt werden.

9. Keine kontinuierliche Optimierung

Betrachten Sie die Digitalisierung nicht als einmaliges Projekt mit festem Budget und Zeitrahmen, sondern als fortlaufenden Prozess. Ruhen Sie sich daher nicht auf ersten Erfolgen aus und arbeiten Sie konsequent an der kontinuierlichen Verbesserung. Prüfen Sie Ihre Prozesse in regelmäßigen Abständen und passen Sie sie an neue Anforderungen an. Das hilft Ihnen, langfristig wettbewerbsfähig und effizient zu agieren.

Wenn Sie diese typischen Stolpersteine in Ihrer Digitalisierungsstrategie berücksichtigen, sind Sie bestens vorbereitet. Nutzen Sie die Potenziale effizienter, digitaler Prozesse und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft!

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