Vom Influencer-Deal bis zum Kindergeburtstag: Wie monday.com zur zentralen Arbeitsplattform der Therme Erding wurde
Als das Digital-Marketing-Team der Therme Erding innerhalb kurzer Zeit deutlich wuchs, führte es monday.com ein, um sich im Arbeitsalltag besser zu organisieren. Heute arbeitet nahezu das gesamte Haus mit monday.com – von der Influencer-Kooperation über das Fundbüro bis zum Kindergeburtstag im Kids Club.
Begleitet wird die Therme Erding dabei von MicroNova als monday.com-Partner: mit Schulungen, technischer Unterstützung und Erfahrungswerten aus anderen Projekten. Für Unternehmen, die selbst vor wachsenden Teams und zunehmend komplexen, manuellen Prozessen stehen, zeigt das Beispiel der Therme Erding, wie sich das mit einfachen Schritten lösen lässt.
Was sich im Arbeitsalltag wirklich verändert hat, beschreibt Anna Gersten, die seit drei Jahren als Head of Digital Marketing bei der Therme Erding arbeitet und die Einführung von monday.com im Haus von Anfang an begleitet hat.
Über die Therme Erding
Die Therme Erding in Bayern gilt mit einer Fläche von über 185.000 m² als größte Therme der Welt. Seit ihrer Eröffnung 1999 empfängt sie bis zu 1,9 Millionen Gäste pro Jahr. Die Therme Erding wurde im Dezember 2024 von der Therme Group übernommen und ist heute Teil von Therme Horizon, der auch die Therme Bukarest, die Therme Euskirchen, das Badeparadies Schwarzwald und Thermen & Badewelt Sinsheim angehören. monday.com ist seit rund drei Jahren im Einsatz – gestartet im Digital-Marketing-Team, heute abteilungsübergreifend im ganzen Haus.
Die Ausgangslage: wachsendes Team, mehr Komplexität
Der Auslöser für die Einführung eines neuen Tools lag in der Digital-Marketing-Abteilung: Das Team vergrößerte sich in kurzer Zeit von drei auf elf Personen und aus einzelnen Themen wie Social Media oder Newsletter wurden zunehmend große, abteilungsübergreifende Projekte. „Man hat einfach gemerkt, die Aufgaben und Themenbereiche werden immer komplexer“, erinnert sich Anna Gersten. „Uns war klar: Wir brauchen ein Tool, um uns zu organisieren – so konnten wir nicht wirklich weitermachen.“
Ausschlaggebend: eine intuitive Oberfläche
Auf der Suche nach einem passenden Tool verglich das Team mehrere Anbieter. Ausschlaggebend für monday.com war am Ende mehr der erste Eindruck als die lange Funktionsliste: mit einer Demoversion konnte das Team ohne größere Einarbeitung eigene erste Boards anlegen und sich direkt ausprobieren. „Das sah einfach von der Oberfläche sehr einfach aus und sehr intuitiv und ansprechend, und man kommt ziemlich schnell rein“, beschreibt Anna Gersten ihre Erfahrung.
Die Lösung: kleine Schritte statt großen Rollouts
Was als Insellösung für ein einzelnes Team begann, hat sich bei der Therme Erding organisch über nahezu das gesamte Haus verteilt. Der Weg dorthin war bewusst kein Rollout von oben, sondern ein Heranführen in kleinen Schritten: Das Digital-Marketing-Team setzte zunächst kleinere Projekte gemeinsam mit einzelnen Abteilungen in monday.com um. Kolleginnen und Kollegen erkannten den Mehrwert dabei selbst – und begannen, das Tool zunehmend eigenständig zu nutzen.
Für diesen Prozess hat sich bei der Therme Erding ein Prinzip bewährt: die Einstiegshürde so niedrig wie möglich zu halten. Neue Nutzerinnen und Nutzer bekommen zunächst ein bereits weitgehend vorbereitetes Board gezeigt und lernen, wo sie klicken müssen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Erst wenn Interesse und Routine da sind, folgt der tiefere Einblick in Aufbau und Logik von monday.com. Unterstützt wurde dieser stufenweise Rollout von zwei Schulungsterminen mit dem monday.com-Partner MicroNova, an denen insgesamt rund 40 Kolleginnen und Kollegen aus dem Haus teilnahmen.
Use Case: Influencer-Management ohne E-Mail-Flut
Früher liefen Anfragen und Abstimmungen mit Influencerinnen und Influencern über einzelne E-Mails zwischen dem Social-Media-Team und den Kooperationspartnern. Heute steht dafür ein Formular bereit, das an alle anfragenden Influencer verschickt wird und das direkt die relevanten Informationen abfragt. Jede neue Anfrage landet automatisch als Eintrag in monday.com: Dort entscheidet das Team, ob eine Zusammenarbeit interessant ist, und die erste Antwort-E-Mail wird automatisiert versendet.
Steht die Kooperation, übernimmt monday.com – verknüpft mit Outlook – auch die interne Abwicklung, etwa die Reservierung von Gästelistenplätzen, sowie die Auswertung: wie viele Influencer aus welchen Ländern beteiligt waren, welche Kosten entstanden und welche Einnahmen über Rabattcodes erzielt wurden.
Use Case: Fundbüro – von handschriftlichen Zetteln zum digitalen Abgleich
Früher erreichten Anfragen zu verlorenen Gegenständen die Therme Erding meist telefonisch und wurden auf Zetteln festgehalten, die das Team der Guest Relation dann mit den ebenfalls handschriftlich erfassten Fundstücken abglich – ein Prozess, der viel Sorgfalt und Zeit erforderte. Heute bildet ein Formular auf der Website die Anfragen der Gäste ab, ein zweites Board erfasst die gefundenen Gegenstände, und ein Vergleichs-Board stellt beide Listen nebeneinander, sodass das Team Übereinstimmungen erkennen und einfach verknüpfen kann. Anschließend werden die Gäste automatisiert per E-Mail über einen Fund informiert.
Use Case: Kindergeburtstage ohne manuelle E-Mail-Runden
Auch bei den beliebten Kindergeburtstagen im Kids Club sorgt monday.com für reibungslose Prozesse. Bestätigt sich eine Anfrage, gehen automatisch E-Mails an alle beteiligten Fachabteilungen heraus, die zuvor von Hand verschickt werden mussten – etwa um einen Tisch zu reservieren, Liegen bereitzustellen oder am Eingang die Turnbeutel mit Geschenken für die Kinder vorzubereiten. „Die automatisierten E-Mails sind mit Platzhaltern vorausgefüllt, so dass die eigentliche Abwicklung für das Team mittlerweile nur noch ein paar Klicks sind“, beschreibt Anna Gersten.
Use Case: Gutschein-Freigabe automatisiert steuern
Nach demselben Prinzip funktioniert der Freigabeprozess für Gutscheine, die im Marketing für Kooperationen eingesetzt werden: Anfrage, Freigabe, Ausgabe und Abholung eines Gutscheins laufen automatisiert über monday.com.
MicroNova als monday.com-Partner: Unterstützung von der Schulung bis zum komplexen Projekt
MicroNova begleitet die Therme Erding als monday.com-Partner seit der Einführung – von der ersten Schulung bis zur Unterstützung bei komplexeren Projekten. Diese Schulungen vermittelten die Grundlagen – von Boards über Arbeitsbereiche bis zu einzelnen Elementen – und legten damit die Basis für den weiteren Rollout im Haus.
Auch im Tagesgeschäft ist die Unterstützung durch MicroNova für das Team spürbar. „Die Zusammenarbeit ist super kollegial und auch sehr einfach und unkompliziert“, beschreibt Anna Gersten die Partnerschaft mit MicroNova. Bei komplexeren Projekten, für die es zunächst keine fertige Lösung gab, half der monday.com-Account-Manager Ben Kindermann schnell und unkompliziert weiter – „auch mit Hilfe zur Selbsthilfe“, wie Anna Gersten betont.
Ein Partner ist auch dann eine große Hilfe, wenn neue Features ins Spiel kommen. Aktuell testet das Team monday AI, um neue, komplexere Boards aufzusetzen. „Bei größeren Projekten geben wir der KI so viele Informationen über das Projekt wie möglich, außerdem erste Ideen zur Struktur. Die KI liefert dann schon einen sehr guten Ansatzpunkt, den wir dann weiter ausbauen“, beschreibt Anna Gersten.
Das Ergebnis: mehr Automatisierung, mehr Überblick
Wie viel sich durch monday.com im Arbeitsalltag der Therme Erding verändert hat, zeigt sich vor allem an drei Stellen:
Automatisierte Kommunikation: Influencer-Anfragen, Kindergeburtstage und Gutschein-Freigaben laufen heute ohne manuelle E-Mail-Runden.
Digitaler statt auf Papier: Zwei Boards und ein Vergleichs-Board ersetzen die frühere, handschriftliche Zettel-Ablage durch eine viel effizientere Lösung.
Echtzeit-Dashboards: Auswertungen lassen sich unkompliziert abrufen und teilen, statt manuell erstellt zu werden.
Für Anna Gersten sind es dabei vor allem zwei Effekte, auf die sie im Arbeitsalltag nicht mehr verzichten möchte. Zum einen automatisierte Prozesse, um die sie sich nicht mehr selbst kümmern muss. Zum anderen Echtzeiteinblicke in die Auswertungs-Dashboards, mit denen sie sich unkompliziert einen aktuellen Stand holen und teilen kann, statt dafür erst eine eigene Auswertung erstellen zu müssen.
„Diese Echtzeiteinblicke in die Auswertungs-Dashboards – das ist inzwischen eine Funktion, auf die ich im Arbeitsalltag nicht mehr verzichten möchte.“ Anna Gersten, Head of Digital Marketing bei der Therme Erding
Fazit: Klein anfangen, groß ankommen
Aus Sicht von Anna Gersten braucht die Einführung von monday.com in einem Unternehmen vor allem eines: Geduld für kleine Schritte. Ihr Rat: mit sehr einfachen, fast schon zu simpel wirkenden Projekten starten, statt gleich alles auf einmal einzuführen. Denn Mitarbeitende sind unterschiedlich technikaffin – manche brauchen einfach mehr Zeit.
Diese Kombination aus niedriger Einstiegshürde, gezielten Schulungen und verlässlicher Unterstützung durch MicroNova als monday.com-Partner hat aus einer kleinen Abteilungslösung ein Werkzeug gemacht, das heute weite Teile der Therme Erding im Tagesgeschäft trägt.
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