monday CRM bei rock&stars: maximal flexibel statt unnötig komplex
Die inhabergeführte Hamburger Marketing-Agentur rock&stars startete mit monday.com 2021 zunächst als Projektmanagement-Tool. Heute steuert das Team darüber sein komplettes Kunden- und Kontaktmanagement. rock&stars hat das CRM gemeinsam mit MicroNova als monday.com-Partner aufgebaut – individuell konfiguriert statt von der Stange gekauft. Dabei kommt monday CRM zum Einsatz, ein eigenständiges CRM-Produkt innerhalb der monday.com-Produktsuite.
Was sich im Tagesgeschäft konkret verändert hat, beschreibt Timo Brümmer, COO bei rock&stars, der die Einführung des CRM in monday.com von Anfang an begleitet hat.
Über rock&stars
rock&stars ist eine inhabergeführte Full-Service-Marketing-Agentur mit rund 35 Mitarbeitenden und Sitz im Hamburger Schanzenviertel. Die Agentur wurde 2015 gegründet und begleitet seitdem Mittelstand und Konzerne entlang der gesamten Marketing-Wertschöpfungskette. Das CRM basiert auf monday CRM, dem eigenständigen CRM-Produkt aus der monday.com-Produktsuite.
Die Ausgangslage: Projekt-Tool oder CRM-System – wann ist eine professionelle CRM-Lösung sinnvoll?
rock&stars setzte 2021 zunächst monday work management ein, um Projekte und Abläufe effizienter und strukturierter zu steuern. Bei einem Account-Review mit monday.com-Partner MicroNova zeigte sich, dass einige zentrale Prozesse der Agentur mit monday CRM noch spezifischer und mit größerem Mehrwert umgesetzt werden können als mit monday work management.
Als rock&stars monday.com erstmals implementierte, gab es das dedizierte CRM-Produkt der monday.com-Produktsuite noch gar nicht. Das mittlerweile verfügbare monday CRM bot mit Funktionen, die beispielsweise E-Mails, Anrufe und Termine automatisch dem jeweiligen Kontakt zuordnen, nun deutliche Vorteile. Schnell stand also die Frage im Mittelpunkt: Wann ist ein professionelles CRM-System sinnvoll?
Ein CRM-System lohnt sich, wenn einzelne Prozesse nicht mehr nur Aufgaben, sondern konkrete Kundenbeziehungen abbilden müssen – etwa Kontakthistorien, Vertriebspipelines oder definierte Leadphasen. Sobald CRM-Features wie automatisch erfasste Nachrichten und Aktionen, der einfache Versand von Massen-Mailings und eine zentrale Kontaktdatenbank einen klaren Mehrwert bringen, erleichtert ein professionelles CRM-Tool die Arbeit spürbar.
Nachdem die Entscheidung, ein CRM-System einzuführen, feststand, verglich rock&stars die Systeme verschiedener Anbieter miteinander. Die Agentur prüfte, ob die Tools ihre wichtigsten Anforderungen an ein CRM-System abdeckten und ob das System nutzerfreundlich war und in Umfang und Komplexität zum eigenen Anwendungsfall passte. monday.com war wegen der intuitiven Anwendung bereits im Unternehmen etabliert und setzte sich im Vergleich durch: „Als B2B-Unternehmen verarbeiten wir eine begrenzte, gut überschaubare Anzahl an Leads. Die großen CRM-Anbieter wie Salesforce sind für uns überdimensioniert. monday CRM hat genau den richtigen Funktionsumfang und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt für uns“, beschreibt Timo Brümmer die ausschlaggebenden Überlegungen für die Entscheidung.
Die Lösung: Ein CRM, das mit der Agentur mitwächst
Schritt für Schritt entstand mit monday CRM ein individualisiertes und leistungsstarkes CRM-System bei rock&stars. Zwei Bausteine prägen die tägliche Arbeit besonders: die automatisierte Mailing-Steuerung rund um Messeauftritte und ein mehrstufiger Funnel mit klaren Pflichtfeldern.
Use Case: Messe-Mailings automatisiert steuern
Zu Beginn konzentrierte sich das Team bewusst auf einen konkreten Use Case: In Zusammenarbeit mit MicroNova entwickelte rock&stars neue Workflows rund um Messeauftritte. Ziel war es, Einladungen und Mailings für Veranstaltungen wie die OMR zentral zu steuern. Dafür migrierte das Team seine Bestandskontakte aus einem anderen Tool nach monday.com und reicherte sie mit zusätzlichen Informationen an: Welcher Kontakt gehört zu welchem Kunden? Worüber wurde er in der Vergangenheit schon informiert? Zusätzliche Filterkriterien machten die Kontakte gezielt auswertbar.
Der erste Mailing-Lauf ging an Kontakte rund um die OMR, mit einem Retro-Mailing im Anschluss an die Messe. Je nach Kriterium erhielten Empfängerinnen und Empfänger unterschiedliche Mailing-Serien: Kontakte, die am Messestand, bei einer Masterclass oder einem Side-Event dabei waren, erhielten jeweils passende Inhalte.
Ein weiterer Vorteil: Der direkte Versand aus monday.com heraus macht ein separates Mailing-Tool überflüssig. Noch Wochen oder Monate später sieht das Team, wie die Kommunikation mit einem Kontakt verlaufen ist, auch wenn die ursprünglich zuständige Person gerade nicht verfügbar ist.
„Wir sind jetzt in einem Stadium, wo wir die Kontaktinformationen immer weiter anreichern und sie damit auch werthaltiger machen. So können wir spezifischere Mailings und Kampagnen zur Leadgenerierung fahren“, fasst Timo Brümmer die Entwicklung zusammen.
Use Case: Ein Funnel mit Pflichtfeldern für saubere Daten
Um neue Leads zu erfassen und weiterzuentwickeln, bildete rock&stars einen mehrstufigen Funnel in monday.com ab, angelehnt an den klassischen Marketing-Funnel mit sieben bis acht Phasen. Jede Phase verlangt unterschiedliche Pflichtfelder. Ganz oben im Funnel genügt der Unternehmensname. Je tiefer ein Kontakt im Funnel wandert, desto mehr Informationen braucht das Team: um welche Leistung es geht, wie hoch das Auftragsvolumen ist und wann eine Wiedervorlage ansteht.
Diese Struktur bringt Kolleginnen und Kollegen dazu, das Tool wirklich vollständig zu nutzen. Informationen liegen nicht mehr in persönlichen Postfächern oder Ordnern, sondern zentral in monday.com. Das zahlt sich aus, sobald jemand krank oder im Urlaub ist: Der Zugriff auf alle Kontaktinformationen bleibt fürs ganze Team erhalten.
Damit keine Chance untergeht, hat sich Timo Brümmer ein eigenes Board mit überfälligen Wiedervorlagedaten eingerichtet. Liegt ein Termin in der Vergangenheit, spricht er die zuständige Kollegin oder den zuständigen Kollegen direkt darauf an. Anfangs bedeutete das etwas Umgewöhnung im Team, langfristig verankert das die aktive Tool-Nutzung aber im Tagesgeschäft. Die Daten sind dadurch aktuell, vollständig und zentral und bilden die Basis für ein strukturiertes und effektives CRM.
MicroNova als monday.com-Partner: Von der Anforderung bis zur individuellen Umsetzung
Bei der Weiterentwicklung des CRM verlässt sich rock&stars auf eine klare Rollenteilung mit MicroNova. Alle Kolleginnen und Kollegen mit Kundenkontakt bringen laufend neue Anforderungen ein. Timo Brümmer bündelt und priorisiert diese Wünsche und gibt sie an Felix Bauer von MicroNova weiter.
Die Bewertung jeder Anforderung teilen sich beide nach Kompetenz auf: Timo Brümmer schätzt ein, wie wertvoll ein Wunsch für die Agentur ist. Felix Bauer bewertet den sinnvollsten Lösungsweg und zeigt den Kostenrahmen für die technische Umsetzung auf. Bei hohem Aufwand landen Anforderungen zunächst auf dem Backlog, bei klarem Nutzen und überschaubarem Aufwand geht die Umsetzung schnell.
Anfangs, in der intensiven Aufbauphase, klärte das Team viele Anforderungen und Iterationen in regelmäßigen Terminen. Mittlerweile läuft der Austausch überwiegend per E-Mail, weil Anforderungen inzwischen klarer formuliert werden können und Felix sie häufig direkt umsetzen kann. Termine gibt es nur noch punktuell, wenn ein Thema komplexer wird.
„Ich muss mich nicht selbst in die technischen Details einarbeiten“, beschreibt Timo Brümmer seinen größten Gewinn aus der Partnerschaft. „Da werden ja sehr viele Workflows mit Abhängigkeiten zueinander aufgesetzt. Wenn ich was verändere, weiß ich als Nicht-Experte nicht genau, welchen Einfluss das auf Prozess B oder C hat.“ Hier bringen die monday.com-Consultants von MicroNova ihr Detailwissen und technisches Verständnis ein. MicroNova kennt aus vergleichbaren Projekten oft schon den schnellsten Weg zu einer Lösung. Das erspart der Agentur eigene Recherche und den Abgleich verschiedener Umsetzungswege.
Das Ergebnis: saubere Daten, weniger manueller Aufwand
Wie viel sich durch das CRM in monday.com im Arbeitsalltag von rock&stars verändert hat, zeigt sich vor allem an drei Stellen:
Zentrale Kontakthistorie: Auch bei Abwesenheit einer zuständigen Person sehen Kolleginnen und Kollegen sofort, was mit einem Kontakt bereits passiert ist.
Sauberere Kontaktdaten: Nach der Migration und mehreren Korrekturrunden sind nach Einschätzung von rock&stars inzwischen rund 80 bis 90 Prozent der Kontaktdaten fehlerfrei gepflegt.
Stabiler Mailing-Versand: Nach anfänglichen Testdurchläufen laufen die Mailings inzwischen zu rund 90 Prozent reibungslos.
Für Timo Brümmer zählen dabei vor allem zwei Effekte, auf die er im Tagesgeschäft nicht mehr verzichten möchte: eine zentrale Datenbank, die das ganze Team pflegt und nutzt, und ein CRM, das mit den Anforderungen der Agentur mitwächst.
„Als B2B-Unternehmen haben wir nur eine begrenzte Anzahl an Leads, eine Standardlösung wie Salesforce wäre für uns völlig überdimensioniert.“ Timo Brümmer, COO bei rock&stars
Fazit: Erst das Hauptobjekt klären, dann loslegen
Anderen, die noch am Anfang stehen, rät Timo Brümmer vor allem zu einem: erst festlegen, welcher Datensatz im Mittelpunkt steht. Ob das CRM sich in erster Linie um den Kunden, um die einzelne Kontaktperson oder um die einzelne Verkaufschance dreht, entscheidet über die gesamte Datenstruktur dahinter. Wer das früh klärt, kann direkt mit den ersten, klar priorisierten Use Cases starten – statt zuerst eine komplette Strategie für alle Eventualitäten zu entwerfen.
Diese Kombination aus klaren Prioritäten, individuellem Aufbau und verlässlicher Unterstützung durch MicroNova als monday.com-Partner hat dazu geführt, dass der Mehrwert von monday.com bei rock&stars voll zum Tragen kommt. Das Ergebnis ist ein flexibles und leistungsstarkes CRM, das die Agentur heute im Tagesgeschäft trägt.
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