Erfolgreiches Management aller Unternehmensressourcen – für erfolgreiche Projekte

Eine Ressource kann buchstäblich alles sein, was nötig ist, um Aufgaben oder Projekte zu erledigen – von den Fähigkeiten einer Person bis hin zu Anwendungen, Räumlichkeiten, Hardware oder Budget. Diese große Bandbreite zeigt schon: Für einen guten Überblick und erfolgreiche Projekte ist es entsprechend wichtig, Ressourcen ordentlich zu verwalten.

Mit Ressourcenmanagement lassen sich mehr Aufgaben mit weniger Mitteln in definierter Qualität erledigen. Um Verschwendung zu vermeiden, gilt es natürlich, Ressourcen so effizient wie möglich nutzen. Das heißt zum Beispiel auch, unnötige Doppelbeschaffungen zu vermeiden – dazu ist es wichtig, die erforderlichen Informationen zum Status quo zentral an einem Ort und für alle auffindbar bereitzustellen. Genau hier kommt strukturiertes Ressourcenmanagement ins Spiel. Indem Sie Tool- und prozessbasiert genau planen und einschätzen, was Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen, können Sie Ihre Ressourcen effizienter zuweisen und im weiteren Verlauf verwalten. Diese Vorgehensweise spart Zeit und Geld – und erspart Ihrem Team zudem unangenehme Rückfragen von Führungskräften.

Wie wichtig das Thema ist, zeigt sich auch, dass es häufig dedizierte Ressourcenmanager gibt. Deren Rolle ähnelt der eines Projektmanagers – mit einem entscheidenden Unterschied: Statt sich auf Erstellung, Zuweisung und Management von Aufgaben zu konzentrieren, verantworten Ressourcenmanager eben das Ressourcenmanagement rund um die Erledigung dieser Aufgaben. In kleineren Teams fallen beide Aufgaben häufig ein- und derselben Person zu, was durchaus Vorteile haben kann. Es ist nur wichtig, sich vor Augen zu führen, dass es sich um zwei völlig unterschiedliche Rollen handelt

Ressourcenmanagement mag wie ein zusätzlicher Schritt in einem ohnehin schon umfassenden Projektprozess klingen – aber es ist absolut entscheidend, wenn Sie Ressourcen optimieren und bestmöglich nutzen wollen. Neben den bereits erwähnten Vorteilen sprechen u. a. folgende Aspekte für ein dediziertes und strukturierten Ressourcenmanagement:

• Unvorhergesehene Schwierigkeiten vermeiden: 59 Prozent der professionellen Dienstleistungsunternehmen betrachten gemäß einer Forrester-Erhebung die „mangelnde Fähigkeit, den eigenen Bedarf an Projektressourcen vorherzusagen“ als eine der größten Herausforderungen. Weiß ein Unternehmen jedoch, welche Ressourcen ihm zur Verfügung stehen und wie es Vorhandenes einsetzen kann, lässt sich diese Herausforderung von vornherein besser meistern.
• Überlastung im Team verhindern: Wer alles effektiv verwaltet, sollte auch in der Lage sein, eine übermäßige Zuweisung von Aufgaben bei zu wenig Ressourcen zu vermeiden. So lässt sich eine Überlastung verhindern und gleichzeitig die Produktivität auf gesunde Art und Weise maximieren. Das ist für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, vor allem, wenn mehrere Projekte zu bewältigen sind. Das Work OS von monday.com bietet u. a. einen klaren Überblick über die Auslastung aller Mitarbeiter. Sie können Kapazitäten auf einen Blick überprüfen und so leicht erkennen, wer noch weitere Aufgaben übernehmen kann und wer ggf. Entlastung braucht.
• Monitoring & Reporting: Wenn Sie Ihre Ressourcen strukturiert verwalten und die Zuteilung im Auge behalten, können Sie ein besseres Verständnis dafür entwickeln, wie Ihr Team die Ressourcen verbraucht. Diese Daten helfen Ihnen sowohl bei der Bewertung abgeschlossener Projekte als auch bei der genauen Planung des nächsten Projekts, da Sie auf Erfahrungswerte zurückgreifen können.

Als Ressourcen- oder Projektmanager mit entsprechendem zusätzlichen Aufgabengebiet werden Sie Ihre Zeit wahrscheinlich häufig besonders auf diese drei Ressourcen verwenden: Menschen, Materielles und Beziehungen.

Das Managen von Bewerber:innen oder Führen von Mitarbeiter:innen kann ein ziemlich breites, interdisziplinäres Spektrum an organisatorischen Aufgaben umfassen, von der Personalbeschaffung und dem Zeitmanagement bis hin zur Leistungsbeurteilung; einiges davon wird KPI-basiert stattfinden. Strukturiertes Ressourcenmanagement ist dank seiner Datenbasis für die Bewältigung dieser Aufgaben extrem hilfreich.

Das Work OS von monday.com kann somit im HR-Prozess von A bis Z und dabei auch als leistungsstarke Personalverwaltungs-Software fungieren, die den Teams Rekrutierungsvorgänge visualisieren kann und zeigt, wo Kandidat:innen im Einstellungsprozess stehen. Innerhalb der Plattform können Sie

• WorkForms verwenden, um Bewerbungen von Ihrer Unternehmenswebsite zu erfassen und sie direkt zur Prüfung in ein Board zu senden,
• das entsprechende Widget zur Zeiterfassung hinzufügen, um Ihrem Team dabei zu helfen, seine Zeit effizient zu nutzen,
• auf eine Reihe visuell-intuitiver Diagramme zu Leistungen, Zielen und Feedback Ihrer Mitarbeiter zugreifen und
• aus vielen verschiedenen HR-spezifischen Vorlagen auswählen, damit Sie das Ressourcenmanagement schnell und übersichtlich beginnen und strukturiert fortführen können.

Ob Büroartikel wie Kugelschreiber, Schlüsselbänder für Veranstaltungen, Tassen oder Laptops: Alle physischen Gegenstände, die Teams im Rahmen einer größeren Aufgabe benötigt, fallen in diesen Bereich des Ressourcenmanagements. Gerade bei größeren Projekten gilt es, womöglich Hunderte oder Tausende von Gegenständen zu erfassen – eindeutig eine der Stärken des Work OS von monday.com. Denn die Lösung reicht weit über eine klassische Tabellenkalkulation hinaus: So lassen sich beispielsweise einfach Checklisten integrieren, kollaborativ arbeiten und vorhandene Anwendungen integrieren.

Hilfreich sind auch die Kartenansichten des Work OS, die Materialstandorte auf einer Karte anzeigen, oder die Möglichkeit, Etiketten für verschiedene Materialtypen in Workflow-Vorlagen zu verwenden. Zudem lässt sich der Ressourcenstatus in einer Zeitleistenansicht darstellen und so zu jedem Zeitpunkt sofort übersichtlich einsehen.

Wenn Ressourcenmanager von Beziehungsmanagement sprechen, meinen sie vor allem die professionellen Arbeitsbeziehungen zu Lieferanten, Auftragnehmern und Subunternehmern. Sie können monday.com nutzen, um mit einer Reihe von Externen zusammenzuarbeiten, etwa Kunden und Lieferanten. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel direkt im Projekt und für die jeweilige Ressource sicher und strukturiert Formulare austauschen oder begrenzten Zugriff auf bestimmte Elemente eines Workflows geben. In monday.com existiert sogar bereits eine Vorlage für eine Lieferantenliste.

Es gibt drei Hauptarten der Ressourcenverwaltung: Zuweisung, Ausgleich und Prognose.

Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, das Beste aus den verfügbaren Ressourcen herauszuholen. Die einzelnen Schritte: bewerten, analysieren hinsichtlich effizienter Nutzung, verwenden.

Der Ressourcenabgleich ist eine Methode, um zu wenig genutzte oder falsch zugewiesene Ressourcen aufzudecken und neu zu verteilen. Die einzelnen Schritte: Bestand erfassen, Soll-/Ist-Abgleich durchführen, neu zuweisen.

Die Ressourcenprognose sagt den künftigen Ressourcenbedarfs voraus – ein entscheidender Teil der Ressourcenplanung und damit der Kostenoptimierung. Die einzelnen Schritte: sofern vorhanden, Daten aus der Vergangenheit zusammenstellen, Ist-Zustand ermitteln, Daten aus der Vergangenheit mit bekannten künftigen Anforderungen abgleichen, Ressourcenplanung entsprechend anpassen.

Um entsprechende Vorhersagen bzw. Aussagen treffen zu können, müssen Sie mit Ihrem Projektlebenszyklus bestens vertraut sein und die Ressourcenverfügbarkeit innerhalb Ihrer Organisation genau kennen bzw. ermitteln können. Ein Work OS wie monday.com bietet/ermöglicht diese Transparenz – und einen einfachen Zugriff auf Ihre Projekte und Ressourcen, an einem zentralen Ort.