Projektbudgets mit monday.com steuern

Von der Planung bis zur Ausführung: bewährte Strategien und Tools zur Optimierung von Kosten aus Ausgaben

Ein erfolgreiches Vorhaben muss in Sachen Projektmanagement drei Hauptkriterien standhalten: termingerechte Fertigstellung sowie Einhaltung von Umfang und Budget. Eine gute Kalkulation ist damit einer der Schlüssel zum Erfolg. Das gelingt nicht immer, wie die Studienreihe „The State of Project Management“ von Wellingtone zeigt. Gemäß der Erhebungen der im Vereinigten Königreich ansässigen Management-Beratung lagen 2021 nur 34 Prozent der Vorhaben immer oder meistens innerhalb des Budgets; dieser Wert ist damit nochmals deutlich niedriger als die 43 Prozent des Vorjahres.

Falls in Ihrem Unternehmen ähnliche Abweichungen zwischen Ist und Soll vorliegen, möchten wir Sie ermutigen, neue Ansätze für Ihre Budgetplanung in Betracht zu ziehen. Ist es Ihnen bei vergangenen Projekten schwer gefallen, Ihr Budget einzuhalten? Setzen Sie noch auf Excel für Ihre Budgetplanung? In diesem Fall ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um neue Methoden auszuprobieren: Unser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines effektiven Projektbudgets – samt praktischer Tipps, die Sie sofort umsetzen können.

In unserem Beitrag erklären wir, was genau ein Projektbudget ist und warum es für den Projekterfolg so wichtig ist. Wir erläutern, welche Kosten in ein Projektbudget einfließen und mit welchen fünf Schritten Sie ein effektives Budget erstellen und verwalten können. Besonderes Augenmerk legen wir auf die Bedeutung einer genauen Kalkulation vor Projektbeginn, um den Aufwand für spätere Änderungen zu minimieren.

Wussten Sie, dass monday.com eine umfangreiche Bibliothek an Vorlagen zur Verfügung stellt? Speziell für Marketing-Kampagnen können wir Ihnen beispielsweise diese praktische Vorlage empfehlen, um Ihre Ausgaben zu verwalten und übersichtlich darzustellen.

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Was ist das Projektbudget?

Das Projektbudget enthält die Gesamtkosten für alle Aufgaben, Aktivitäten und Materialien, die für ein Vorhaben von den ersten Planungen bis zum Abschluss anfallen. Die enthaltenen Zahlen dienen allen Stakeholdern als Richtwert bei der Herstellung und Lieferung beigeordneter Leistungen. Das zugehörige Dokument gibt Auskunft, wie der entsprechende Geldbetrag letztlich investiert wird.

Indem sie genau festlegen, wie das Projektteam das Budget auf die einzelnen Posten – also Aufgaben und Aktivitäten – verwenden soll, können Manager und Stakeholder die Kosten besser verfolgen und kontrollieren. Daher sollten Projektbudgets vor dem Start eines Vorhabens festgelegt werden. Das gilt umso mehr, als eine nachträgliche Änderung und insbesondere Erhöhungen in einigen Fällen zumindest nicht ohne Weiteres möglich sind.

Was gehört zum Projektbudget?

Um den genannten Anforderungen gerecht zu werden, gehören zu Projektbudgets in der Regel detail- und damit umfangreiche Dokumente. Empfehlenswert sind diverse Kostenkategorien, insbesondere für Löhne, Materialien, Transport & Logistik, Recherche & Vorbereitung, externe Dienstleister, sowie Schulung und administrativer Aufwand. Je nach Anforderung und Unternehmen lassen sich diese Kategorien unterschiedlich gewichten.

Warum ist ein Projektbudget so wichtig?

Projektbudgets sind mehr als Zahlenwerk – sie sind ein wichtiges Mittel der Kommunikation. Sie fördern die Transparenz zwischen dem Projektteam und den wichtigsten Stakeholdern. Projektbudgets sind ein Spiegel des Fortschritts und des Erfolgs eines Vorhabens, da sie den Verbrauch der Gelder im Verlauf der Arbeiten wiedergeben.

Projektbudgets helfen mit diesem Beitrag zur Transparenz zudem, die Finanzierung zu sichern. Sie helfen Unternehmen, effizient vorzugehen, da sie die frühzeitige Kostenplanung erfordern. Sie geben durch die Bereitstellung historischer Übersichten außerdem Aufschluss über wahrscheinliche zukünftige und tatsächliche Kosten. Letztlich gilt: Nur wer sein Budget kennt, kann es zielführend einsetzen – und dafür muss es zunächst präzise aufgestellt werden.

Wie Sie in 5 Schritten ein Projektbudget erstellen und verwalten

Die Erstellung eines Projektbudgets ist ein intensiver Prozess, vor allem, wenn es sich um ein langfristiges oder hoch budgetiertes Projekt handelt. Einige Projektmanagement-Methoden und -Frameworks verwenden ihre bevorzugten Ansätze für die Schätzung eines Projektbudgets. Für die unten beschriebenen Schritte zur Budgetplanung haben wir uns an den Richtlinien des „Project Management Book of Knowledge“ (PMBOK) orientiert.

Schritt 1. Listen Sie Ihre Projektaufgaben, Meilensteine und Materialien auf

Um die Kosten für Ihr Projektbudget richtig einschätzen zu können, müssen Sie wissen, was genau Sie mit Ihrem Vorhaben erreichen wollen. Entnehmen Sie dazu Ihrem Projektplan die Aufgaben, Meilensteine und Aktivitäten, die Ihr Team und Sie erledigen müssen; ein kollaboratives Tool wie monday.com workdocs hilft dabei, alles an einem zentralen Ort zu bündeln. Diese Liste bildet die Grundlage für die Kalkulation der tatsächlichen Kosten.

Schritt 2. Schätzen Sie Ihr Projektbudget

Anhand der in Schritt 1 ermittelten potenziellen Projektkosten können Sie die Kosten für Ihr gesamtes Projekt kalkulieren. Sie können die Budgetierung auf zwei Arten angehen: Top-down oder Bottom-up. Bei der Top-down-Budgetierung wird ein Gesamtbetrag für das Projektbudget festgelegt und in Aufgaben und Aktivitäten unterteilt. Bei der Bottom-up-Variante werden die Kosten für jede Projektaufgabe geschätzt und addiert, um das Gesamtprojektbudget zu ermitteln. Wählen Sie die passende Methode zur Überschlagsrechnung für jede Aufgabe, etwa analoge (Vergleich mit ähnlichen, früheren Projekten), parametrische (Verwendung statistischer Beziehungen zwischen historischen Daten und Projekteigenschaften) oder Drei-Punkt-Schätzung (Berechnung eines gewichteten Durchschnitts aus optimistischer, pessimistischer und realistischer Schätzung). Berücksichtigen Sie dabei aktuelle Daten und andere Variablen wie Marktbedingungen, Ressourcenverfügbarkeit und technologische Entwicklungen.

Schritt 3. Finalisieren Sie Ihren Entwurf

Sobald Sie ein klares Projektbudget haben: Stimmen Sie es mit den wichtigsten am Projekt beteiligten Personen ab. Holen Sie Feedback ein, auch von Vorgesetzten, und stellen Sie sicher, dass Sie alle Stakeholder eingebunden haben. Erstellen Sie einen Projektbudget-Tracker, um die geschätzten und tatsächlichen Kosten zu verfolgen. Nutzen Sie diesen Kontrollmechanismus regelmäßig, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und so Probleme zu vermeiden.

Schritt 4. Plan B – erstellen Sie einen Änderungsprozess

Steht das Projektbudget einmal, werden Sie es so genau wie möglich einhalten wollen. Denn in den meisten Fällen können Sie nicht einfach Änderungen vornehmen, es sei denn, der Umfang oder Zeitplan ändern sich aufgrund von Geschäftsanforderungen grundlegend. Falls dieser Fall eintritt, sorgen Sie dafür, dass Sie wirklich alle betroffenen Teile des Projekts berücksichtigen. Bereiten Sie sich auf diesen Fall vor, indem Sie einen klaren Prozess für Budgetänderungen definieren, einschließlich Formularen für Änderungsanträge und Benachrichtigungen.

Schritt 5. Abschlusskontrolle

Führen Sie nach dem Projektabschluss eine Budgetüberprüfung durch. Diese Chance wird laut dem Benchmarking Report 2019 des britischen Unternehmens Axelos von 52 Prozent der Unternehmen verpasst - dabei können Sie gerade dadurch für zukünftige Projekte lernen.

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