6 häufige Gründe für Misskommunikation am Arbeitsplatz (und wie sie sich vermeiden lässt)

„Nächstes Jahr wird die Jahreshauptversammlung in Hamburg stattfinden. Bitte fangen Sie umgehend mit der Planung an. Und bereiten Sie sich darauf vor, zum nächsten Quartal die Details zu präsentieren.“ Ein paar Monate später stellen Sie Ihren Plan vor. Jemand hebt die Hand, als die erste Folie erscheint: „Warum steht da ‚Hamburg‘? Die Hauptversammlung findet doch in Hannover statt ...“

Die traurige Wahrheit ist, dass derartige Vorkommnisse alles andere als Einzelfälle sind. Das belegt zum Beispiel die Umfrage „The Cost of Poor Communications“, bei der 400 Unternehmen mit mehr als 100.000 Angestellten analysiert wurden. Das Ergebnis: Unzureichende Kommunikation mit und zwischen Mitarbeitern hat die befragten Unternehmen durchschnittlich 62,4 Millionen Dollar pro Jahr gekostet.

Eine weitere Studie – „Communications barriers in the modern worklplace“ des Economist – hat ebenfalls Defizite in dieser Richtung gezeigt: 44 % der Befragten gab an, dass Kommunikationsbarrieren zu einer Verzögerung oder zum Scheitern von Projekten führen. Weitere 31 % sagten aus, dass schlechte Kommunikation zu niedriger Arbeitsmoral führt. 25 % sahen verfehlte Leistungsziele, 18 % Umsatzeinbußen als Folgen.

Kurz gesagt: Sachbezogene Fehlkommunikation hat viele negative Auswirkungen auf Unternehmen, Teams und ihre Mitarbeiter. In diesem Artikel werden einige der häufigsten Ursachen für Fehlkommunikation untersucht. Vor allem aber erläutern wir Vorschläge zur Verbesserung der Kommunikation ... und wie monday.com's Work OS dabei helfen kann.

Sechs häufige Ursachen für Fehlkommunikation

Die Ursachen für Fehlkommunikation in Projekten sind vielfältig und bisweilen sehr individuell. Es lassen sich jedoch häufig Muster erkennen. Daraus haben wir hier – ohne Rangfolge – sechs der häufigsten Gründe abgeleitet, warum Teams mit einer effektiven Kommunikation zu kämpfen haben.

  • Schlechte Chemie im Team: Wenn ein Team Erfolg haben soll, so muss es Wege finden, gut zusammenzuarbeiten. Das funktioniert nur, wenn die Chemie stimmt. Ist das nicht der Fall, sind leicht Konflikte und Missverständnisse möglich. Das ist auf individueller Ebene schlecht, und es wirkt sich in der Regel auch nachteilig auf das Projekt und die Organisation als Ganzes aus. Natürlich lässt sich Chemie nicht herbeizaubern, wohl aber lassen sich Konflikte und Missverständnisse reduzieren – indem Strukturen den menschliche Faktor abmildern. Die Teamdynamik kann durch regelmäßige Besprechungen und Teambuilding-Aktivitäten gestärkt werden. Das gilt umso mehr, wenn es dabei auf strukturierte Elemente und Tools zugreifen kann, die jenseits individueller Charaktereigenschaften einfach immer und immer gleich funktionieren.

  • Vorschnelle Annahmen: Es kann schnell einmal passieren, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Grundlage unvollständiger oder gar falscher Informationen etwas als richtig annehmen. Wer anhand falscher Prämissen vorwärts geht, wird in der Regel nicht den richtigen Weg einschlagen. Eine Möglichkeit zur Abhilfe: sich ein paar Augenblicke nehmen und eine Folgefrage stellen. Auch das Wiederholen einer Aussage kann zur Bestätigung eine hilfreiche Option sein: „Projektstart ist also am ersten des Monats, habe ich das richtig verstanden“?

  • Kein aktives Zuhören: Hören Sie so zu, dass Sie wissen, wann es eine Pause im Gespräch gibt ... damit SIE etwas sagen können? Das wäre „Zuhören, um zu reden“ – das genaue Gegenteil von aktivem Zuhören. Aktives Zuhören erfordert volle Konzentration, damit Sie als Zuhörer verstehen und effektiv auf das eingehen können, was die andere Person sagt. Ob für Sie selbst oder Team-Mitglieder, hilfreich für aktives Zuhören kann sein: Benachrichtigungen ausschalten, Laptop schließen (natürlich nicht bei Videokonferenzen), Augenkontakt mit dem Sprecher herstellen – und ggf. das Gesagte wiederholen.

  • Uneinheitliche Kommunikationskanäle: E-Mail, Slack, Telefon, persönliche Besprechung, virtuelles Meeting, LinkedIn-Nachricht, In-App-Nachricht ... So viele Möglichkeiten beim Kommunikationskanal. Wählen Sie den „falschen“, können Nachrichten verloren gehen, sich verzögern oder ungelesen bleiben. Es gibt kaum je das eine perfekte Medium, doch manchmal ist eines besser als das andere. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um „Kommunikationskanal-Normen“ festzulegen. Vereinbaren Sie, welche Kanäle für welche Gespräche bzw. Inhalte zum Einsatz kommen sollen – das wird in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von Team zu Team unterschiedlich sein.

  • Mangelnde Aufgeschlossenheit: Engstirnigkeit ist ein Kommunikationskiller. Es ist eine Sache, starke Überzeugungen zu haben; eine ganz andere ist es, nicht offen für Ideen zu sein, die von eigenen Überzeugungen abweichen. Letztlich handelt es sich (auch) hier um Charaktereigenschaften im Team; allgemein gültige Lösungsvorschläge sind daher schwer zu treffen. Grundsätzlich hilfreich ist jedoch auf jeden Fall, eine Teamkultur zu schaffen bzw. zu fördern, die offen für neue Ideen und Perspektiven ist. Workshops für Team-Building und entsprechende Prozesse sowie auch ggf. regelmäßig zu prüfende „Soft-Skill-Checklisten“ können mögliche Hebel sein.

  • Fehlende Transparenz: Organisationen und Teams, die auf der Basis von „Nur Wissen teilen, wenn es unbedingt nötig ist“ arbeiten, erweisen ihren Mitarbeitern einen schlechten Dienst. Mangelnde Offenheit und Transparenz können erhebliche negative Auswirkungen auf die Arbeitsmoral und Produktivität haben – und in der Folge zu einer überwältigenden Fehlkommunikation führen. Abhilfe kann zum Beispiel ein wenig Zeit schaffen, die Arbeit aller Mitglieder eines Teams vorzustellen. Die so erlangte Transparenz schafft Wissen und Verständnis um die Aktivitäten anderer Team-Mitglieder, und sie ermöglicht eine gleichwertige Basis für erfolgreiche Kommunikation für alle.

Wie Transparenz Fehlkommunikation verhindern hilft

Transparenz ist umso wirkungsvoller, je strukturierter sie ist – andernfalls bleibt sie oft ein zufälliges Gut. Daher ist eine regelmäßige, strategische Weitergabe von Informationen so wichtig. An dieser Stelle spielt demnach vor allem Tool-basierte Transparenz ihre Stärken aus. So ermöglicht zum Beispiel die Nutzung von monday.com ein nachvollziehbares, auf Dauer angelegtes und strukturiertes Maß an Transparenz für die tägliche Arbeit aller im Team. Denn mit monday.com lässt sich regelbasiert offenlegen, wer woran arbeitet, wo jede Aufgabe und jedes Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt stehen, und wie Ziele und Prioritäten zu verstehen sind – selbst wenn diese sich verschieben. So verstehen alle im Unternehmen, wie ihre Aufgaben zum großen Ganzen beitragen. Das ganze Team weiß demnach, was es kollektiv erreichen soll und möchte. Das vereinfacht die Koordination und erhöht gleichzeitig die Motivation.

monday.com: Ein wertvoller Beitrag für bessere Kommunikation

Software löst nicht alle Herausforderungen rund um den Informationsaustausch bzw. die Wissensweitergabe – richtig eingesetzt, kann sie jedoch projekt- und sachbezogene Kommunikationsprobleme häufig vermeiden bzw. zumindest signifikant lindern.

monday.com ermöglicht Teams zum Beispiel, sowohl Projekte als auch einzelne Aufgaben auf leicht verständliche Art und Weise zu organisieren. Jeder Aufgabe ist ein verantwortliches Teammitglied mit klaren Fristen für die Fertigstellung zugeordnet. Entsprechende Visualisierung verbessert die Transparenz zusätzlich.

Die plattforminterne Nachrichtenübermittlung samt Benachrichtigungen von monday.com stellt sicher, dass die Kommunikation relevant, zeitnah, kontextbasiert und direkt in die Projekte und Teams eingebunden ist.

Wenn Sie nun Ihre sach- und projektbezogene Kommunikation ebenfalls verbessern möchten, können Sie jederzeit einen kostenlosen Versuch machen. Melden Sie sich dazu einfach jetzt auf monday.com für eine kostenlose Testversion an oder vereinbaren Sie eine persönliche Demo.

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