Welche Automatisierungs-Features gibt es in monday.com?

Die Beispiele beschreiben mögliche Einsatzszenarien. Welche Funktionen im eigenen Konto bereitstehen, hängt unter anderem vom monday.com-Produkt, vom Tarif, vom Rollout und von den eingerichteten Berechtigungen ab.

Klassische Automatisierungen folgen einem klaren Prinzip. Ein Ereignis tritt ein, eine Bedingung ist erfüllt, und eine oder mehrere Aktionen laufen ab. Auslöser sind zum Beispiel eine Statusänderung, ein erreichtes Datum oder ein neu angelegtes Element. Die Automatisierung setzt dann einen Status, weist eine Person zu oder versendet eine Benachrichtigung.

Eine Aufgabe wird auf „Bereit zur Prüfung“ gesetzt. Daraufhin erhält die hinterlegte verantwortliche Person eine Benachrichtigung. Hier muss niemand einen Text interpretieren, und keine KI muss etwas entscheiden. Auslöser, Empfänger und Aktion stehen bereits fest.

Auch mehrere Aktionen lassen sich in einer benutzerdefinierten Automatisierung kombinieren. Ein Agent ist dafür nicht nötig.

Für die Auswahl gilt deshalb: Wo eine eindeutige Regel die Aufgabe vollständig beschreibt, ist sie der richtige Ausgangspunkt. Zusätzliche KI ist nur sinnvoll, wenn sie einen konkreten Mehrwert bringt.

Viele Arbeitsabläufe beziehen weitere Anwendungen ein. Monday.com-Integrationen verbinden Boards beispielsweise mit Slack, Gmail, Outlook oder Google Calendar. Welche Daten übertragen und welche Aktionen ausgeführt werden, hängt von der jeweiligen Integration und ihrer Konfiguration ab. 

Ein Team organisiert seine Termine in einem Board. Über eine passende Kalenderintegration wird aus einem definierten Board-Ereignis ein Kalendereintrag.

Wird der Termin im Board später verschoben, kann die Integration den Kalendereintrag mit aktualisieren. Der Termin muss also nicht zusätzlich von Hand gepflegt werden. Welche Änderungen sie überträgt und in welche Richtung, legt die Einrichtung der Integration fest.

Die entscheidende Frage lautet hier nicht „KI oder keine KI?“. Sie lautet: Welche Anwendung ist für welche Information führend, und in welche Richtung soll sie übertragen werden? Das sollte vor der technischen Einrichtung feststehen.
 

Sobald ein Ablauf mehrere Entscheidungen, Wartezeiten und Übergaben enthält, lohnt sich der Workflow Builder. Er stellt Prozesse als miteinander verbundene Bausteine dar. Unter anderem unterstützt er Bedingungen, Verzweigungen und verzögerte Aktionen. Workflows können mehrere Boards, Workspaces und monday.com-Produkte einbeziehen.

Ein mögliches Prozessdesign: Ein neuer Antrag wird zunächst auf Vollständigkeit geprüft. Je nach Projektart führt der Ablauf in unterschiedliche Bearbeitungswege. Fehlende Angaben lösen eine Rückfrage aus. Eine dokumentierte Freigabe startet anschließend die Projektanlage und informiert die Beteiligten.

Nicht jeder dieser Schritte braucht KI. Der Nutzen liegt zunächst darin, den gesamten Ablauf mit seinen Abhängigkeiten sichtbar zu machen. Niemand muss ihn mehr gedanklich aus vielen Einzelregeln zusammensetzen.

Wichtig ist außerdem der Unterschied zwischen KI beim Erstellen und KI beim Ausführen. Der AI Workflow Builder kann einen Prozess anhand einer Beschreibung in natürlicher Sprache erstellen. Das heißt nicht, dass danach jeder Schritt eine KI-Entscheidung trifft. KI-gestützte Aktionen oder „Smart Conditions“ kommen gezielt als Bausteine zum Einsatz.
 

Klassische Regeln können einen vorhandenen Status auswerten. Sie beantworten aber nicht von selbst, welcher Status zu einem frei formulierten Anliegen passt. Hier kommen AI Blocks ins Spiel.

Diese KI-Bausteine lassen sich in Spalten, Automatisierungen und Workflows verwenden. Sie fassen zum Beispiel Texte zusammen, ordnen Labels zu, übersetzen Inhalte, extrahieren Informationen aus Dateien oder erstellen Textentwürfe.
 

Ein Kunde beschreibt sein Anliegen in einem Freitextfeld. Ein KI-Baustein ordnet den Text einer vorgegebenen Kategorie zu, etwa „Technische Frage“, „Abrechnung“ oder „Beratung“. Eine klassische Automatisierung übernimmt anschließend die Weiterleitung anhand dieser Kategorie. Die KI interpretiert den Inhalt, die Regel steuert den nächsten Schritt.

Für einen so klar abgegrenzten Schritt ist ein eigener Agent häufig nicht nötig. Sinnvoll ist aber ein zusätzlicher Prüfweg für unklare Fälle. Eine Anfrage, die sich nicht eindeutig einordnen lässt, geht besser zur manuellen Sichtung. So landet sie nicht ungeprüft beim falschen Team.
 

Wer von einem „Assistant“ in monday.com spricht, meint monday sidekick. So heißt der persönliche, integrierte KI-Assistent. Er lässt sich in natürlicher Sprache bedienen. sidekick wertet zum Beispiel Board-Daten aus, erstellt Inhalte und bearbeitet Aufgaben. Er formuliert also nicht nur Antworten, sondern kann auch Aktionen ausführen.

Eine Projektleitung könnte sidekick zum Beispiel diesen Auftrag geben:

„Fasse den aktuellen Stand dieses Projektboards zusammen. Welche Aufgaben sind überfällig, welche Punkte sind blockiert und welche Fragen sollten wir im nächsten Meeting klären?“

Projektzusammenfassungen und das Erkennen von Risiken gehören zu den typischen Einsatzbereichen. Die Ergebnisse lassen sich anschließend im Dialog präzisieren. In monday workdocs hilft sidekick außerdem beim Erstellen, Zusammenfassen und Überarbeiten von Dokumenten.

sidekick ist vor allem dann die richtige Wahl, wenn ein Mensch die Richtung vorgibt. Er stellt die Fragen, bewertet die Antworten und entscheidet gemeinsam mit sidekick, wie es weitergeht.

Die Abgrenzung „sidekick arbeitet nur auf Zuruf, AI Agents arbeiten automatisch“ greift allerdings zu kurz. Es gibt zum Beispiel auch zeitgesteuerte Routines für sidekick, mit denen wiederkehrende Aufgaben ohne erneute Eingabe ausgeführt werden können. Außerdem kann sidekick als Aktionsbaustein in Workflows eingebunden werden.
 

AI Agents sind auf die Bearbeitung definierter Aufgaben ausgerichtet. Sie werten Informationen im Arbeitskontext aus und wählen innerhalb vorgegebener Grenzen passende Aktionen. Dazu gehört zum Beispiel, Elemente zu erstellen und zu aktualisieren, Verantwortliche zuzuweisen oder Nachrichten vorzubereiten.

Ein Agent braucht dafür mehr als einen allgemeinen Auftrag wie „Kümmere dich um unsere Anfragen“. Im Agent Builder werden unter anderem Anweisungen, Wissensquellen, Zugriffsrechte und Werkzeuge eingerichtet. Einzelne Aufgaben können als „Jobs“ eigene Auslöser und spezifische Anweisungen erhalten. Auch wiederkehrende Ausführungen sind vorgesehen.

Ein mögliches Agenten-Setup prüft neue Anfragen, zieht eine freigegebene Wissensbasis hinzu und erstellt einen Antwortentwurf. Für den Einsatz im Unternehmen sollte der Auftrag enger gefasst sein:

• Welche Quellen darf der AI Agent verwenden?
• Welche Informationen muss er im Ergebnis nennen?
• Wann übergibt er die Bearbeitung an einen Menschen?
• Darf er nur einen Entwurf erstellen oder auch extern kommunizieren?

Der Unterschied zu einem einzelnen KI-Baustein liegt vor allem im Umfang der delegierten Aufgabe. Statt nur einen Text zu kategorisieren, bearbeitet der Agent mehrere zusammengehörige Schritte. Dafür nutzt er eigenen Kontext und festgelegte Handlungsmöglichkeiten. Jede Ausführung lässt sich im Aktivitätsbereich nachvollziehen.

Für die praktische Auswahl ergibt sich daraus eine Orientierung:

sidekick eignet sich besonders für die direkte Zusammenarbeit mit KI. Mitarbeitende stellen Fragen, entwickeln Inhalte weiter, lassen Daten auswerten und stoßen Aktionen an.

Ein AI Agent eignet sich besonders für eine Aufgabe, die sich wiederholt delegieren lässt. Auftrag, Quellen, Werkzeuge und Handlungsspielraum sind so eingerichtet, dass er innerhalb dieses Rahmens tätig wird.

Ein wöchentlicher Bericht verlangt also nicht automatisch einen eigenen Agenten. Möglicherweise reicht eine sidekick-Routine. Auch ein einzelner Klassifizierungsschritt braucht nicht zwingend einen Agenten. Dafür kann ein AI Block besser passen.

Die zentrale Frage lautet deshalb: Brauchen wir eine feste Regel, eine einzelne KI-Auswertung, persönliche Unterstützung oder einen klar abgegrenzten delegierten Arbeitsauftrag?
 

1. Ein KI-Baustein ordnet die Anfrage ein.

Die KI liest die Problembeschreibung und setzt die Kategorie auf „Technisches Problem“. Dabei geht sie nach dem Sinn des Textes, nicht nach einzelnen Stichworten. Der Kunde erwähnt zwar Rechnungen, eine Frage zur Bezahlung hat er aber nicht. Sein Problem ist, dass der PDF-Download nicht funktioniert.

2. Eine klassische Automatisierung übernimmt die Zuweisung.

Für die Kategorie „Technisches Problem“ ist eine feste Regel eingerichtet: Die Anfrage geht an den technischen Support, und die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung. Hier muss keine KI entscheiden, denn die Zuständigkeit steht bereits fest.

3. Ein AI Agent bereitet die Bearbeitung vor.

Ein entsprechend eingerichteter Agent prüft freigegebene Hilfeartikel und dokumentierte Lösungen zu Problemen beim PDF-Download. Findet er passende Informationen, erstellt er einen Antwortentwurf mit möglichen Lösungsschritten. Fehlen wichtige Angaben, enthält der Entwurf stattdessen eine gezielte Rückfrage, etwa nach dem genauen Wortlaut der Fehlermeldung. Der Auftrag des Agenten ist klar begrenzt: Informationen zusammentragen und eine Antwort vorbereiten, aber nichts selbst an den Kunden versenden.

4. Eine Person aus dem Support prüft und verschickt die Antwort.

Die zuständige Person kontrolliert, ob der Entwurf zum geschilderten Problem passt. Bei Bedarf ergänzt sie ihn und sendet die Antwort an den Kunden.

5. sidekick unterstützt später die Teamleitung bei der Auswertung.

Zur Vorbereitung des nächsten Teammeetings fragt die Teamleitung zum Beispiel: „Fasse die Supportanfragen dieser Woche zusammen. Welche technischen Probleme wurden mehrfach gemeldet und welche Anfragen sind noch offen?“ Hier arbeitet die Teamleitung direkt mit dem Assistenten und verschafft sich einen Überblick.

Das Beispiel zeigt: Die Funktionen übernehmen unterschiedliche Aufgaben innerhalb desselben Prozesses. Der KI-Baustein kategorisiert, die Automatisierung weist zu, der Agent bereitet die Antwort vor, und sidekick unterstützt die Auswertung. Für den Einstieg reicht möglicherweise bereits die automatische Einordnung und Zuweisung. Die weiteren Schritte lassen sich ergänzen, sobald Auftrag, Wissensbasis und Prüfprozess klar definiert sind.

 
Welche Kombination passt zu den eigenen Abläufen? Unsere monday.com-Consultants analysieren die Prozesse gemeinsam mit den Teams und richten die passenden Automatisierungen, Workflows und Agents ein. Den Anfang macht ein kostenfreies Erstgespräch.