Automatisieren statt klicken: So holen Sie noch mehr aus monday.com heraus
Drei Automatisierungslevel für echte Zeitersparnis – von einfachen Statuswechseln bis zu Make und monday AI Agents
Mit monday.com Automatisierungen lassen sich wiederkehrende Aufgaben, Statuswechsel, Erinnerungen und komplexere Prozessschritte automatisch ausführen – oft ohne Programmierung. Trotzdem nutzen viele Teams monday.com im Alltag noch erstaunlich manuell: Aufgaben werden verschoben, To-dos neu angelegt, Fristen einzeln nachgehalten.
Das volle Potenzial bleibt dabei häufig ungenutzt – nicht, weil die Plattform es nicht hergibt, sondern weil oft nicht klar ist, was heute schon möglich ist. Aber auch einfache Automatisierungen schaffen schon spürbaren Mehrwert: weniger Klickarbeit, weniger Nachfassen, weniger „Wer kümmert sich darum?“.
In diesem Artikel zeigen wir drei Automatisierungslevel: einfache Basics, fortgeschrittene Prozesslogik mit monday.com und Szenarien, bei denen Make und erweiterte Automatisierungen sinnvoll ins Spiel kommen.
Warum viele monday.com-Accounts unter ihren Möglichkeiten bleiben
Viele Teams haben ihre Projekte und Aufgaben bereits zentral in monday.com organisiert: Projekte werden geplant, Aufgaben verteilt, Status gepflegt, Informationen an einem Ort gesammelt. Der Schritt von „Wir arbeiten digital“ zu „Unsere Abläufe laufen teilweise automatisch“ passiert aber nicht immer von selbst.
In der Praxis sehen wir häufig Boards, die sauber aufgebaut sind – aber noch viel manuelle Arbeit enthalten.
Typische Beispiele:
• Aufgaben werden manuell von Gruppe zu Gruppe verschoben.
• Wiederkehrende Aufgaben werden immer wieder neu erstellt.
• Verantwortliche werden einzeln erinnert.
• Statuswechsel lösen keine Folgeaktion aus.
• Informationen aus Formularen werden manuell übertragen.
• Kapazitäten werden erst spät sichtbar, weil Aufgaben nicht automatisch vorausgeplant werden.
Die gute Nachricht: Für viele dieser Punkte braucht es keine große Prozessreform. Oft reichen wenige gut gesetzte Automatisierungen, um tägliche Routinen deutlich zu vereinfachen.
Level 1: Die Basics: Welche Automatisierungen im Alltag sofort entlasten – aber oft übersehen werden
Nicht jede Automatisierung muss komplex sein. Gerade die einfachen Regeln sparen im Alltag oft überraschend viel Zeit, weil sie wiederkehrende Handgriffe zuverlässig übernehmen. Viele Teams kennen diese Möglichkeiten bereits, nutzen sie aber nicht in jedem Board konsequent.
Typische Beispiele:
- Status geändert? Aufgabe automatisch verschieben.
Wenn eine Aufgabe auf „Erledigt“ gesetzt wird, kann monday.com sie automatisch in die Gruppe „Abgeschlossen“ verschieben. So bleibt das Board übersichtlich, ohne dass jemand manuell nachräumen muss.
- Deadline naht? Automatisch erinnern.
Oft fällt erst kurz vor der Deadline auf, dass noch etwas fehlt. Dann beginnt das manuelle Nachfassen: kurze Nachricht, E-Mail oder Kommentar im Board. Wenn eine Frist näher rückt oder überschritten ist, kann monday.com die verantwortliche Person automatisch benachrichtigen – zum Beispiel, wenn der Status noch nicht auf „Erledigt“ steht oder sobald ein bestimmtes Datum überschritten ist.
- Wiederkehrende Aufgaben automatisch erstellen.
Viele Teams haben Aufgaben, die regelmäßig wiederkommen: Monatsreportings, Jour fixe-Vorbereitungen, Wartungschecks, Content-Planung, Rechnungsprüfungen oder interne Reviews.
Statt diese Aufgaben immer wieder neu anzulegen, können sie automatisch erstellt werden – täglich, wöchentlich, monatlich oder in einem anderen festen Rhythmus.
Klingt unspektakulär? Ist es auch. Aber genau das ist der Punkt: Es sind die kleinen Dinge, die täglich Zeit kosten – und die ohne den richtigen Einstieg kaum jemand auf dem Schirm hat.
Level 2: Wenn aus Automatisierungen echte Prozesslogik wird
Sobald mehrere Schritte zusammenhängen, wird es spannender. Dann geht es nicht mehr nur um einzelne Regeln, sondern um Prozesslogik: Informationen werden einmal eingegeben und lösen danach automatisch weitere Schritte aus.
Beispiel: Zwölf Wochen Kapazitätsplanung auf Knopfdruck
Ein typisches Szenario: Ein Unternehmen möchte wiederkehrende Aufgaben nicht nur für diese Woche planen, sondern direkt für die nächsten zwölf Wochen. Zusätzlich sollen die Aufgaben in die Kapazitätsplanung einfließen.
Die Lösung kann ein Konfigurationsboard mit einem einfachen Formular sein. Dort wird eingetragen:
- Welche Aufgabe soll erstellt werden?
- In welchem Rhythmus fällt sie an?
- Wann startet der Zeitraum?
- Wie oft soll sie wiederholt werden?
- Wer ist verantwortlich?
- Wie viel Aufwand ist pro Durchführung geplant?
Im Hintergrund werden daraus automatisch alle Aufgaben für den definierten Zeitraum angelegt – inklusive Zuständigkeit und Aufwandsschätzung. Weil diese Werte direkt mitgeführt werden, tauchen die Aufgaben auch in der Kapazitätsplanung auf.
Das Ergebnis: Auf einen Blick wird sichtbar, wer wann ausgelastet ist, wo noch Kapazität frei ist und wo es eng werden könnte. Ohne manuelles Kopieren, ohne Tabellenpflege, ohne böse Überraschung kurz vor der Deadline.
Beispiel: Compliance-Checklisten mit vorausgefüllten Daten
Ein anderes Beispiel aus unserer Beratungspraxis: Ein Unternehmen mit vielen Standorten muss regelmäßig Compliance-Checklisten ausfüllen. Viele Angaben ändern sich kaum – Standortname, Adresse, Ansprechperson oder Ausstattungsmerkmale. Trotzdem wurden diese Informationen jedes Mal neu eingetragen.
Hier kann ein vorausgefüllter Formularlink helfen. Bekannte Informationen werden automatisch geladen. Die Personen vor Ort prüfen nur noch, was sich tatsächlich geändert hat, ergänzen fehlende Angaben und senden das Formular ab.
Aus mehreren Minuten manueller Eingabe wird ein kurzer Check. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Tippfehlern oder uneinheitlichen Angaben.
Hier zeigt sich, was monday.com leisten kann, wenn Boards, Formulare, Automatisierungen und Dashboards zusammenspielen. Der eigentliche Mehrwert entsteht nicht durch eine einzelne Regel, sondern durch einen Ablauf, der von Anfang bis Ende klar durchdacht ist.
Level 3: monday.com mit Make erweitern
Manche Prozesse gehen über das hinaus, was monday.com nativ abbilden soll oder kann. Das ist besonders häufig der Fall, wenn mehrere externe Systeme beteiligt sind, Daten geprüft werden müssen oder rechtliche Anforderungen eine lückenlose Dokumentation verlangen.
Hier kommt Make ins Spiel: ein Automatisierungstool, das monday.com mit vielen weiteren Systemen verbinden kann und Abläufe ermöglicht, die sonst manuellen Aufwand bedeuten würden.
Beispiel: Double-Opt-In für Newsletter-Anmeldungen
Ein Unternehmen benötigt einen Newsletter-Anmeldeprozess mit Double-Opt-In. Wichtig ist, dass die Anmeldung erfasst, die Bestätigungsmail versendet und der Klick auf den Bestätigungslink dokumentiert wird. Außerdem sollen Duplikate im Verteiler vermieden werden.
So funktioniert die Umsetzung:
1. Eine Person füllt ein Anmeldeformular aus.
2. Make startet automatisch den weiteren Prozess.
3. Eine Bestätigungsmail wird versendet.
4. Der Klick auf den Bestätigungslink wird geprüft.
5. Erst nach Bestätigung wird das Item in monday.com aktualisiert.
6. Eine Duplikatsprüfung verhindert doppelte Datensätze.
So entsteht ein automatisierter Prozess, der manuelle Eingriffe reduziert und gleichzeitig nachvollziehbar bleibt. monday.com muss nicht jedes System ersetzen. Oft ist die beste Lösung ein sauberes Zusammenspiel: monday.com als zentrale Arbeitsplattform, Make als Verbindung zu weiteren Anwendungen und ein starker Beratungspartner für die passende Prozesslogik.
Was alle Beispiele gemeinsam haben
Alle Beispiele starten mit derselben Frage: Muss das wirklich jemand manuell machen? Sehr oft lautet die Antwort: nein.
Der Unterschied zwischen einem Board, das nur Arbeit abbildet, und einem Board, das Arbeit erleichtert, liegt häufig in kleinen Details: einer passenden Automatisierung, einem sinnvoll aufgebauten Formular, einer durchdachten Statuslogik oder einer Integration, die Informationen automatisch weitergibt.
Dabei geht es nicht darum, alles zu automatisieren. Manche Schritte brauchen bewusst eine menschliche Prüfung. Entscheidend ist, die richtigen Stellen zu erkennen: wiederkehrende Aufgaben, klare Wenn-dann-Logik, standardisierte Eingaben, regelmäßige Erinnerungen oder Übergaben zwischen Teams. Oft sind es Dinge, auf die man von selbst gar nicht käme.
Genau hier hilft der Blick von außen. Als monday.com-Gold-Partner analysiert MicroNova, wie Teams heute arbeiten, wo unnötige manuelle Schritte entstehen und welche Automatisierungen sinnvoll sind. Das spart Zeit bei der Einrichtung und hilft, monday.com von Anfang an so aufzubauen, dass einfache Automatisierungen später auch intern gepflegt und erweitert werden können.
Was folgt? monday AI Agents verändern den nächsten Schritt
Automatisierungen mit monday.com und Make sind heute schon ein echter Gamechanger. Aber die Plattform entwickelt sich gerade rasant weiter. monday.com fungiert heute als AI Work Platform – ein Ort, an dem Menschen und AI Agents gemeinsam arbeiten. Eigene Agents lassen sich direkt in monday.com konfigurieren und einsetzen – ohne technisches Hintergrundwissen – und übernehmen eigenständig Aufgaben wie das Qualifizieren von Leads, Bearbeiten von Support-Tickets oder das Onboarding neuer Team-Mitglieder. Ergänzt wird das durch Sidekick, den eingebetteten AI-Assistenten direkt im Tool – für schnelle Rückfragen, Zusammenfassungen und Unterstützung im täglichen Arbeitskontext.
Was heute mit cleveren Automatisierungen und Make-Szenarien möglich ist, kann mit AI Agents künftig deutlich weitergehen. Wer jetzt sauber aufgestellt ist – mit den richtigen Strukturen, Workflows und Automatisierungen – der ist auch für das bereit, was als Nächstes kommt.
