Vertrieb und Support: Anrufe sauber dokumentieren – per Template

Anrufe sind ein wesentlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts – verlassen Sie sich dabei noch auf handschriftliche Notizen? Erfassen Sie Telefonate bereits strukturiert? Verknüpfen Sie diese vollständig mit Ihrem CRM?

Gespräche sind so wertvoll, weil Ihnen Ihre Kunden direkt mitteilen, was sie bewegt und beschäftigt. Filtern Sie die wichtigen Informationen heraus und nutzen Sie diese! Hierbei ist ein strukturiert verfasstes und eingesetztes Protokoll eine große Hilfe: Sie sparen Zeit, verringern die Fehlerwahrscheinlichkeit und denken an wirklich alles, was wichtig ist. Für mehr Qualität und zufriedene Kunden.

Nutzen Sie doch auch dafür monday.com mit all seinen vielfältigen Möglichkeiten – lassen Sie uns am besten gleich einen Blick auf die monday.com-Vorlage für Kundenanrufprotokolle werfen.

Wie können Sie die Vorlage verwenden?

Mit dem Protokoll-Template für Kundengespräche können Sie Inhalte aus ein- und ausgehenden Anrufen gezielt und strukturiert erfassen – und so für nützliche Informationen auswerten und außerdem kinderleicht Berichte erstellen. Die Vorlage gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was bei Ihren Interaktionen mit Kunden besonders notizwürdig sein kann: Dauer und Frequenz der Anrufe, deren Ziel, das Thema … so lauten die üblichen Prioritäten. Gleichzeitig unterstützt das Template dabei, dass Sie nur erfassen, was erlaubt ist.

Auch kleine Unternehmen können von solchen Protokollen profitieren – denn sie können die Basis bilden, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Sie sind damit nicht nur für Telemarketing-Unternehmen oder B2B-Verkaufsteams geeignet, sondern für eine Vielfalt von Zwecken. Einige davon stellen wir im nächsten Abschnitt vor.

Warum das Template für ein Anrufprotokoll verwenden?

Wie bereits erwähnt, können Sie anhand des Protokoll-Templates Daten aus Anrufen strukturiert erfassen und auswerten. Diese Informationen können Ihnen insbesondere bei der Kundenbetreuung oder im Vertrieb helfen. Außerdem lassen sich so Rückmeldungen Ihrer Kundinnen und Kunden strategisch nutzen. Sie können deren Feedback zum Beispiel innerhalb des Unternehmens weitergeben, um Prozesse zu optimieren. Denn: 94 % der Verbraucher entscheiden sich eher für ein Unternehmen, das die Rückmeldungen der Kunden ernst nimmt.

Es gibt also viele gute Gründe für sauber geführte Anrufprotokolle. Noch mehr Zeit können Sie sparen, wenn Sie zig-tausendfach bewährte Vorlagen verwenden. Sie helfen Ihnen, Best Practices zu berücksichtigen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, das Dokument gemäß ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Auf diese Weise sind alle wichtigen Informationsbereiche festlegt, auf die Sie sich bei Anrufen konzentrieren sollten.

Führen Ihre Mitarbeiter die Anrufe mit einer Vorlage, können sie im Gespräch die essenziellen Daten besser verstehen und entsprechend aktualisieren. Damit ist es auch für Ihr Serviceteam viel einfacher, Erfahrungsberichte zu verfassen oder Probleme von Kunden zu beheben.

Jenseits der aktuellen Relevanz können Sie über die Berichte außerdem Trends erkennen. Anrufzeiten, Kundenstandorte, Erfolgsquoten – all diese Aspekte und mehr können die Basis fundierter Entscheidungen sein. Beziehen Unternehmen bei ihren Entscheidungen Daten ein, sind sie in Bezug auf die jährliche Umsatzsteigerung gut 5 % erfolgreicher als solche ohne Datennutzung.

Wie immer bei monday.com: integriert

Das monday.com-Template für Anrufprotokolle ist Bestandteil des bewährten Work OS des Unternehmens. Mit diesem „Betriebssystem für die tägliche Arbeit“ steht Ihnen eine große Auswahl vollständig anpassbarer verknüpfter Tools zur Verfügung. Dadurch können Sie die Anrufprotokolle nahtlos in Ihre täglichen Abläufe integrieren. Und wie oben erwähnt, ist es dabei natürlich möglich, dass Sie Ihr Template an Ihre individuellen Anforderungen anpassen, etwa durch Hinzufügen und Entfernen von Abschnitten, durch Ziehen und Ablegen von Informationen etc.

Alle Daten, die Sie mit den Anrufprotokollen sammeln, stehen an einem Ort zur Verfügung. Zentral. Für alle Team-Mitglieder einfach auffind- und damit nutzbar. Auf einen Blick sehen Sie und alle berechtigten Personen, alle relevanten Informationen für datengestützte Entscheidungen in Bezug auf Kundensupport, Vertriebsstrategie, Marketingmaßnahmen usw.

Visualisiert & kollaborativ

Mit monday.com können Sie laufende Entwicklungen auf einer visuellen Zeitachse verfolgen. Die Nachverfolgung von Anrufen wird zum Kinderspiel, da Sie diese nach Woche, Monat oder Quartal aufreihen und anhand von Schlüsselkennzahlen (KPIs) auswerten können. Erstellen Sie außerdem mit der Analysefunktion noch wertvollere Berichte in Form von Dashboards.

Mit monday.com können Ihre Mitarbeiter zudem Dokumente gemeinsam bearbeiten und austauschen. Dieses integrierte kollaborative Arbeiten bildet die Basis, um die Inhalte weiter zu optimieren – und es verhindert vor allem, dass Kunden zum Beispiel einen Anruf zweimal erhalten. Außerdem erhalten Vorgesetzte einen leicht verständlichen Überblick über den gesamten Projekt- und Aufgabenfortschritt. So wird überdies sichergestellt, dass auch Kolleginnen und Kollegen anderer Abteilungen Zugang zu aktuellen Informationen haben.

Und wie immer können Sie sich darauf verlassen, dass monday.com Ihre persönlichen Daten und die Ihrer Mitarbeiter schützt. Sie entscheiden selbst, wer Zugang zu sensiblen Informationen hat.

Erhalten Sie hier Ihr kostenloses Template für Anrufe und weitere verwandte Vorlagen von monday.com, die in Verbindung mit einer Anrufprotokollvorlage verwendet werden können.

  • Fahrtenbuch zur Aufzeichnung aller Fahrten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • Verkaufsvorlage– als zentraler Ort für all Ihre relevanten Verkaufsunterlagen
  • Onboarding Vertrieb– zur schnellen und effizienten Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter:innen

Lassen Sie sich persönlich zu monday.com beraten.


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