Automatisierte Projekt-Updates mit monday.com: 3 Funktionen, die Sie kennen sollten

Statusberichte gehören zu jedem Projekt – sie kosten aber oft viel Zeit und entstehen nicht selten unter Druck kurz vor Meetings oder Deadlines. Mit monday.com lässt sich dieser Prozess heute nahezu vollautomatisiert gestalten: Die Kombination aus geplanten PDF-Exports, AI-Projektauswertungen und intelligenten Benachrichtigungen sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen immer aktuell vorliegen – ohne manuelles Nachpflegen und ohne zusätzlichen Kommunikationsaufwand.

Das bedeutet für Sie: Ihre Berichte erhalten Sie automatisch, über Risiken werden Sie früh informiert, und Meldungen zu kritischen Events landen sofort bei den richtigen Personen. Folien aktualisieren, Screenshots erstellen und Chaos durch unterschiedliche Versionen gehören hingegen der Vergangenheit an.
 

Ein sauber aufgebautes Dashboard ist die Grundlage für automatisierte Reports. Mithilfe des „Scheduled PDF Export“ legen Sie fest, zu welcher Uhrzeit und in welchem Intervall ein Bericht versendet wird (z. B. jeden Montag, am Monatsende, individuell). monday.com erzeugt auf dieser Basis automatisch ein aktuelles PDF und verschickt es per E-Mail – immer mit den aktuellen Daten direkt aus den Boards. Ob Projektleitungen, Stakeholder oder externe Kundinnen und Kunden: Den Empfängerkreis können Sie jederzeit einfach und schnell anpassen. 

Diese Funktion lässt sich besonders effektiv mit der Portfolio-Funktion „Alle Projekte Dashboard“ kombinieren. Hier sind automatisch alle enthaltenen Projekte in einem Dashboard eingebunden. So entsteht ein automatisierter Überblick über sämtliche Projekte – ideal für PMO, Management und Bereichsleitungen.

Der AI-Report der Portfolio Solution geht noch einen Schritt weiter: Er betrachtet die gesamte Projektlandschaft eines Bereichs oder Unternehmens und enthält eine Zusammenfassung aller Projekte sowie Informationen zu deren Zustand, Highlights, Metriken und Risiko-Informationen. Das Ergebnis ist ein vollwertiger Lagebericht, der beschreibt, was sich seit dem letzten Zeitraum verändert hat – verständlich, zusammenhängend und direkt für fundierte Entscheidungen nutzbar.

Spannend ist vor allem der Umgang mit Risiken: Die KI erkennt, welche Projekte von Verzögerungen betroffen sind, wo ungewöhnlich viele Aufgaben blockiert sind, wo Kapazitätsengpässe bestehen oder welche Initiativen sich wiederholt im gelben oder roten Bereich befinden. Diese Risikoübersicht ist besonders hilfreich, weil sie nicht nur Symptome zeigt (z. B. „3 Aufgaben blockiert“), sondern Muster erkennt und einordnet, wo genau welcher Handlungsbedarf besteht.

Damit erhalten Sie einen Bericht, den Projektleitungen, PMO und Management sofort einsetzen können – sei es zur Vorbereitung von Meetings, für Entscheidungen von Unternehmensgremien oder einfach als Überblick über die laufende Woche.
 

Ein regelmäßiger Statusbericht ist wichtig – aber manchmal muss man unmittelbar reagieren können. Deshalb lassen sich in monday.com Automatisierungen und Workflows definieren, die bei bestimmten Ereignissen sofort automatisch Benachrichtigungen verschicken – entweder kollaborativ direkt in monday.com oder via E-Mail durch die Outlook-Integration.

Wenn sich der Health-Status eines Projekts verschlechtert, es gestoppt wird oder eine kritische Anzahl an Aufgaben in den Zustand „blockiert“ fällt, informiert das System die relevanten Personen sofort. Die Teams wissen dadurch direkt, wann ein Thema eskaliert werden muss oder besondere Aufmerksamkeit braucht. Nachhaken oder eine weitere Statusrunde entfallen. Besonders praktisch: Diese Automatisierungen können Sie direkt in Ihrer Projektvorlage definieren und sie werden für jedes neue Projekt übernommen. 
 

Durch die Verbindung dieser drei Funktionen entsteht ein Reporting-Prozess, der zuverlässig und gleichzeitig deutlich entspannter ist. Die KI fasst die wichtigsten Entwicklungen zusammen und versendet die Daten aus dem Dashboard automatisiert. Kritische Veränderungen landen damit sofort bei den richtigen Personen. 

Alle Projekt-Beteiligten erhalten auf diese Weise sämtliche Informationen, die sie für Entscheidungen benötigen – klar, zum richtigen Zeitpunkt und ohne manuellen Aufwand.

Können wir Sie beim Einrichten Ihrer Projekt-Updates unterstützen? Unsere Consultants beraten Sie gerne.