Projektfreigaben mit Kissflow digitalisieren: Struktur statt Abstimmungschaos
Automatisierte Genehmigungsprozesse für schnellere Freigaben im Projektmanagement
Ob Projektantrag, Budgetfreigabe oder Ressourcenanforderung – mit Kissflow lassen sich wiederkehrende Genehmigungsprozesse schlank und automatisiert gestalten. Statt auf manuelle Rückfragen zu setzen, läuft jeder Schritt über definierte Workflows mit klaren Zuständigkeiten. Das reduziert Wartezeiten und schafft Transparenz für alle Beteiligten.
Typische Freigaben im Projektkontext:
- Projektantrag / Projektstart
- Budgetfreigaben – je nach Höhe oder Phase
- Ressourcenanforderungen (intern/extern)
- Lieferantenauswahl / Beschaffungen
- Abnahmen und Change Requests
Mit Kissflow behalten Projektleitungen den Überblick über laufende Anträge und Zuständigkeiten – und Team-Mitglieder können den aktuellen Status ihres Antrags jederzeit einsehen.
Automatisierte Genehmigungsworkflows im Projektmanagement – Best Practices mit Kissflow
Automatisierte Freigaberouten definieren
Genehmigungen laufen nicht mehr über Umwege, sondern gezielt über definierte Freigabelogiken. Beispiel: Anträge unter 5.000 Euro gehen an die Teamleitung, höhere Budgets automatisch an Controlling und Geschäftsführung.
Bei zeitkritischen Projekten lassen sich auch parallele Freigaben abbilden: Wenn ein Designentwurf eingereicht wird, kann er beispielsweise gleichzeitig an die Kreativdirektorin und den Kundenbetreuer weitergeleitet werden.
Sie können zudem Regeln festlegen, wie: „Wenn externe Dienstleister im Projekt involviert sind, wird automatisch der Einkauf einbezogen.“ Oder: „Bei Kundenprojekten muss der Account Manager freigeben.“
Prozesse gebündelt starten
Gerade bei vielen parallelen Freigaben ist Zeit ein kritischer Faktor. Mit Kissflow lassen sich z. B. mehrere Lieferantenfreigaben direkt aus einer Tabelle heraus starten – ganz ohne manuelle Eingaben.
Status jederzeit im Blick
In Kissflow sehen Projektbeteiligte in Echtzeit, wo sich ein Antrag im Workflow befindet. Das erleichtert Abstimmungen, reduziert Nachfragen und verringert Verzögerungen.
Nahtlose Integration mit Projekttools
Genehmigt in Kissflow, geplant im PM-Tool: Mit Anbindungen an Systeme wie monday.com wird nach der Freigabe automatisch ein Projektboard erstellt – inklusive aller relevanten Felder.
Eskalationslogik aktivieren
Mit Erinnerungen und Fristen sorgen Sie dafür, dass Anträge nicht liegen bleiben, z. B.:
- Erinnerung nach 24 Stunden
- Eskalation an vorgesetzte Rolle nach 48 Stunden
- Optionale Auto-Genehmigung nach X Tagen
Freigabeprozesse analysieren und optimieren
Mit dem integrierten Auswertungs-Feature Kissflow Analytics erkennen Sie, wie lange Freigaben im Schnitt dauern, wo sie stocken und wie Sie Prozesse weiter verbessern können. Reports lassen sich in wenigen Klicks automatisch erstellen. Das spart Zeit und Aufwand.
Maximale Transparenz in der Projektsteuerung: Visualisierungen in Kissflow nutzen
Das integrierte Visualisierungssystem hilft auch nach der Freigabe dabei, die operative Umsetzung effizient zu steuern – abgestimmt auf die bevorzugte Arbeitsweise Ihres Teams:
- Listenansicht: Bietet strukturierte Aufgabenübersichten mit Sortierung nach Fälligkeit, Priorität oder zuständiger Rolle. Ideal für Budgetfreigaben, Compliance-Projekte und ressourcenspezifische Abläufe.
- Tipp: Nutzen Sie die Listenansicht für Projekte mit vielen Einzelaufgaben und klaren Zuständigkeiten – etwa bei komplexen Freigabehierarchien oder engen Deadlines.
- Kanban-Board: Visualisiert den Genehmigungs- und Arbeitsprozess in Spalten (z. B. „Eingereicht > Abteilungsprüfung > Freigabe Finance > Umsetzung“). Jedes Element lässt sich per Drag-and-Drop verschieben und mit Kommentaren versehen.
- Tipp: Stellen Sie Ihre Genehmigungsphasen in den Kanban-Spalten dar. Das schafft visuelle Klarheit und verhindert Engpässe.
- Matrix-Ansicht: Zeigt auf einen Blick, wer woran arbeitet, und macht Verantwortlichkeiten sowie Abhängigkeiten zwischen Teams sichtbar. Besonders geeignet für abteilungsübergreifende Projekte mit mehreren Stakeholdern.
- Tipp: Setzen Sie die Matrixansicht ein, wenn viele Rollen und Fachbereiche beteiligt sind. So lassen sich Kommunikationslücken frühzeitig erkennen.
Um die Visualisierungen bestmöglich zu nutzen, können Sie die verschiedenen Ansichten auch kombinieren:
- Genehmigungsphase: Nutzen Sie das Kanban-Board, um Freigaben visuell durch die einzelnen Prüf- und Freigabeschritte zu steuern.
- Planungsphase: Wechseln Sie in die Listenansicht, um Aufgaben nach Priorität, Fälligkeit und Zuständigkeit zu strukturieren.
- Umsetzungsphase: Verwenden Sie die Matrix-Ansicht, um Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Ressourceneinsatz im Blick zu behalten.
- Abschlussphase: Kehren Sie ins Kanban-Board zurück, um den Fortschritt der finalen Aufgaben bis zum Abschluss zu verfolgen.
Einstieg leicht gemacht: In 4 Wochen zum produktiven Genehmigungs-Workflow mit Kissflow
Sie möchten projektbezogene Genehmigungen mit Kissflow umsetzen, wissen aber nicht, wie Sie am besten starten sollen? Dieser 4-Wochen-Plan bietet eine praxiserprobte Schritt-für-Schritt-Anleitung – von der Prozessaufnahme bis zum Rollout.
Woche 1: Bestehende Genehmigungsprozesse analysieren
- Dokumentieren Sie die aktuellen Freigabeschritte
- Identifizieren Sie Engpässe und wiederkehrende Probleme
- Definieren Sie Genehmigungskriterien und beteiligte Rollen
Woche 2: Workflows in Kissflow abbilden
- Erstellen Sie individuelle Formulare für Projektanträge
- Legen Sie Genehmigungslogiken und Weiterleitungen fest
- Richten Sie Benachrichtigungen und Eskalationen ein
Woche 3: Testphase und Feedback
- Lassen Sie erste Pilotprojekte durch den neuen Workflow laufen
- Holen Sie Rückmeldungen aus dem Team ein
- Optimieren Sie Fristen, Abläufe und Rollen bei Bedarf
Woche 4: Rollout und Schulung
- Rollout für alle Projektteams oder Standorte
- Durchführung praxisnaher Schulungen
- Überwachung erster Kennzahlen zur Erfolgsmessung
Erfolg messen: Kennzahlen für effiziente Genehmigungs-Workflows im Projektmanagement
Definierte Kennzahlen helfen Ihnen dabei, die Wirkung Ihrer digitalen Genehmigungsprozesse messbar zu machen. Behalten Sie diese KPIs im Blick, um den Erfolg Ihrer Workflows zu bewerten:
- Durchschnittliche Durchlaufzeit von Genehmigungen
- Quote erfolgreich abgeschlossener Genehmigungen
- Pünktliche Projektabschlüsse
- Zufriedenheit der Stakeholder
- Zeitersparnis bei administrativen Tätigkeiten
Fazit: Projektgenehmigungen beschleunigen – mit klaren Workflows in Kissflow
Kissflow ersetzt manuelle Freigaben, sorgt für klare Zuständigkeiten und macht den Genehmigungsstatus jederzeit nachvollziehbar. Projektteams sparen Zeit, Freigaben werden transparent dokumentiert und automatisiert gesteuert. Das entlastet Projektleitungen, reduziert Engpässe und schafft Freiraum, sich voll und ganz auf das Projektziel zu konzentrieren.
Projektfreigaben digital abbilden – mit MicroNova und Kissflow
Sie möchten Freigabeprozesse in Ihrem Projektmanagement vereinfachen und digital abbilden? Gemeinsam analysieren wir Ihre Prozesse, richten mit Ihnen effiziente Workflows ein und begleiten Sie bei der Einführung von Kissflow.
