monday.com Produkt-News im September

monday.com wird ständig weiterentwickelt. Wir haben die wichtigsten Neuerungen im August für Sie zusammengestellt:

• Berechtigungen
• Verwaltung
• Workflow Management Center
• Verfügbarkeits- und Ressourcenmanagement
• monday sales CRM: HTML E-Mail-Editor

Benutzer können nun Ansichten, die sie erstellt haben, für andere sperren. Board-Besitzer wiederum können alle Ansichten sperren. Sobald eine Ansicht gesperrt ist, können Nutzer ohne Berechtigung folgende Aktionen nicht mehr ausführen:

• Ändern eines Filters
• Sortieren von Spalten/Einträgen
• Bedingte Formatierung
• Löschen der Ansicht

Diese Anpassung stellt sicher, dass bei Boards mit vielen Nutzern nur berechtigte Personen die Möglichkeit haben, Ansichten zu erstellen – das beugt Missbrauch und Unübersichtlichkeit vor.

Eigentümer eines Boards können dieses mit einer neuen Funktion noch einfacher verwalten (lassen) – und zwar indem sie ganze Teams mit einem Klick zu Board-Eigentümern ernennen. Wer bei diesem Vorgang die Möglichkeiten von monday.com zur Automatisierung nutzt, kann weitere Zeit einsparen.

Das neue Workflow Management Center zeigt alle Arbeitsabläufe eines Kontos an, einschließlich der zugehörigen Nutzerinnen und Nutzer und deren Aktivität. Zudem erhalten User Informationen, zu welchem Zeitpunkt der jeweilige Workflow zuletzt aktualisiert wurde und ob er korrekt funktioniert. Das neue Workflow Management Center kann über die obere Leiste (siehe Abbildung) geöffnet werden.

Wichtig: Im Workflow ManagementCenter werden nur Abläufe aus dem Arbeitsbereich angezeigt, in dem sich der/die Benutzer:in gerade befindet. Wird der entsprechende Filter entfernt, erscheinen alle Workflows des Kontos.

Mit dieser neue Funktion (derzeit im Beta-Status) können insbesondere Führungskräfte die Verfügbarkeit einzelner Mitarbeiter:innen anhand von sogenannten Arbeitsplänen definieren.

Im Verwaltungsbereich > Allgemein > Arbeitsplan können User mit Admin-Berechtigung Arbeitspläne erstellen, hinzufügen und bearbeiten. Festgelegt werden können etwa die Arbeitsstunden pro Tag, Arbeitstage/Wochenenden und „Ausnahmen“, wie Feiertage oder andere Arbeitsfreitage.

Benutzer erhalten zunächst einen Standard-Kontozeitplan. Falls dieser nicht die gewünschte Arbeitszeiten abbildet, können User mit Admin-Berechtigung neue Arbeitspläne mit abweichenden Arbeitstagen/-stunden bzw. sonstigen Ausnahmen hinzufügen. Den Benutzern werden die geänderten Arbeitspläne über ihre „Teams“ zugewiesen, indem das Team zum Zeitplan hinzugefügt wird; in diesem Fall erlischt automatisch die Mitgliedschaft beim Standardzeitplan.

Ausnahmen und arbeitsfreie Tage für Mitarbeiter:innen werden in der Anzeige zur Auslastung farblich hervorgehoben dargestellt. Die Kapazität ergibt sich dabei aus dem Arbeitsplan, der Arbeitstagen und Stunden entspricht. Benutzer bzw. Admins haben jedoch die Möglichkeit, die Kapazität individuell anzupassen – zum Beispiel, wenn der Aufwand in Story Points statt in Stunden gemessen wird. In diesem Fall werden die Arbeitstage und Ausnahmen berücksichtigt, jedoch nicht die Arbeitsstunden.

Diese neue Funktion ermöglicht es Anwender:innen, HTML-Code in einen speziellen E-Mail-Editor einzubetten. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Marketing-Mails, Einladungen zu Veranstaltungen, monatliche Newsletter und ähnliches grafisch ansprechender gestalten. Eine sofortige Vorschau von Änderungen ist Teil des Funktionsumfangs.